جعبه‌ ی آیزنهاور – راز بهره وری جادویی یکی از بزرگترین رئیس جمهوران آمریکا

می‌گویند که شادی واقعی، در بهره‌وری واقعی است. یعنی اگر شما بهره‌وری بالایی داشته باشید، جدا از این‌که به موفقیت‌های درخشانی می‌رسید، اساساً یک شادی درونی عمیق را هم تجربه خواهید کرد.

 

» جعبه‌ ی آیزنهاور یک جعبه، یک ماتریس

درباره رشد بهره‌وری نیز تکنیک‌ها و ایده‌های مختلفی شکل گرفته و پژوهشگران زیادی در این حوزه سرگرم کار و تلاش‌اند. اما یکی از مهمترین ابزارهایی که در حوزه ابزارهای رشد بهره‌وری مورد توجه قرار گرفته و هنوز هم به شدت مورد توجه است، جعبه آیزنهاور می‌باشد؛ که البته بیشتر از این‌که یک جعبه باشد یک ماتریس است.

 

خب، برویم سروقت این جعبه تا ببینیم چه چیزهایی برای رشد بهره‌وری ما دارد.

 

» اما جعبه‌ ی آیزنهاور چرا شکل گرفت است؟

فلسفه‌اش خیلی ساده است:

وقتی که شما ذهن شلوغی داشته باشید، بهره‌وری‌تان هم به شدت پایین می‌آید.

نمی‌دانم تا حالا برای‌تان اتفاق افتاده است که کیسه زباله جاروبرقی را خالی کرده باشید یا نه.

وقتی که این کیسه زباله پر است، عملکرد جاروبرقی به سمت متوسط میل می‌کند. اما وقتی که این کیسه خالی می‌شود، عملکرد همان جاروبرقی در همان وضعیت سابق، به شدت بالا می‌رود؛ انگار که همه چیز را می‌خواهد ببلعد.

 

ذهن نیز چنین کارکردی دارد؛ وقتی پر از کارهای انجام نداده و نصفه‌نیمه باشد، عملکردش پایین می‌آید. اما وقتی که ذهن را خالی می‌کنیم، درست مثل همان جاروبرقی خالی شده، قدرت مکش وحشتناکی پیدا می‌کند و انگار که می‌خواهد همه چیز را ببلعد.

 

»‌ روشی برای تخلیه ذهن از کارها

جعبه‌ ی آیزنهاور در واقع به شما کمک می‌کند تا ذهن‌تان را از کارهای ریز و درشتی که انجام داده یا می‌خواهید انجام بدهید، خالی کنید. این ایده آیزنهاور، دست‌کم در مورد خودش که حسابی جواب داد؛ فردی که یک رئیس‌جمهور پرمشغله، یک ژنرال پنج ستاره، رئیس دانشگاه کلمبیا و … بود؛ ولی همه بهره‌وری بالایی داشت و هم وقت برای تفریحاتش هم کنار می‌گذاشت. پس ما داریم از یک تکنیک بهره‌وری، که توسط یکی از افراد دارای بالاترین نمره‌های بهره‌وری ابداع و استفاده شده، سخن می‌گوییم.

از وز وز کردن افکارتان به جان آمده‌اید؟ خب اگر می‌خواهید دهنشو ببندید خواندن این کتاب مشتی واجبه: دانلود کتاب قدرت حال از اکهارت تول ; کتاب صوتی و PDF

 

***

 

شما کارهای زیادی دارید که غالباً در ذهن‌تان هستند. البته بهترین راه این است که چیزی را به ذهن نسپارید و تا می‌توانید همه چیز را در کاغذ یا برنامه‌های مدیریت زمان وارد کنید تا ذهن‌تان خالی بشود.

 

 

حالا که به دفترچه یا لیست کارهای‌تان مراجعه می‌کنید، متوجه می‌شوید که کارهای شما، یکی از این چهار مدل هستند:

– یا ضروری و مهم هستند؛ که در این صورت باید سریع انجام بشود.

– یا غیرضروری ولی مهم است؛ که البته می‌توانید به آینده موکول کنید.

– یا ضروری و غیرمهم است؛ امکان این را دارد که به دیگری واگذارش کنید.

– یا غیرضروری و غیرمهم است؛ که به راحتی می‌شود حذف کرد.

 

در واقع کلیدواژه این تکنیک، دو مفهوم ضروری و مهم است؛ و انواع ترکیب این دو، باعث می‌شود تا ببینیم کارهایی که باید انجام بدهیم، از کدام جنس است.

اگر کتاب هفت عادت مردمان کامیاب استفان کاوی را خوانده باشید، می‌بینید که خیلی مفصل در این‌باره صحبت کرده است. او البته از مفاهیم فوری و مهم به این منظور استفاده کرده و همین ماتریس را مطرح کرده است.

***

در جعبه‌ ی آیزنهاور، هر کاری که پیش روی شماست، چهار سرنوشت خواهد داشت:

– انجام خواهید داد،

– تصمیم خواهید گرفت در آینده انجام بدهید،

– به دیگری واگذار خواهید کرد،

– حذف خواهید کرد.

 

یعنی شما با این سیستم از پیش طراحی شده، به سرعت با کارها روبه‌رو می‌شوید تا تکلیف‌شان را روشن کنید. دقت کنید که بخش بزرگی از عدم بهره‌وری، بحث ابهام در وظایف و اولویت‌هاست.

 

چه کار کنیم تا از ابهام دور باشیم؟ باید اولویت‌ها را تعیین کرده و کارها را تعیین تکلیف کنیم. به واقع در این‌جا، تعلیقی وجود ندارد؛ باید سریع تصمیم بگیرید کارهایی که پیش روی شما هستند، کدام سرنوشت را خواهند داشت: انجام، تصمیم، تفویض یا حذف.

***

نکته طلایی:

اما در این‌جا و کلاً در عرصه مدیریت زمان، یک نکته طلایی هم وجود دارد. این‌که از کجا باید بدانیم کارهای مهم ما چه چیزهایی هستند؟ غالباً می‌دانیم کارهای ضروری ما چه مواردی را تشکیل می‌دهند و ددلاین زمانی دارند. اما کارهای مهم بستگی به برنامه‌ریزی‌های ما برای زندگی‌مان دارد. یعنی طبق هدف یا اهدافی که برای خودتان تعریف می‌کنید، می‌توانید تشخیص بدهید کارهای مهم شما کدام هستند. در این‌جا اولویت خیلی مهم است؛ شاید کار مهم شما، برای دیگری یک کار غیرمهم باشد.

در مدیریت زمان لنگید؟ خب مقاله‌ی زیر را بخوانید تا نیافتید تو چاله:
مدیریت زمان و برنامه‌ریزی به روش ایلان ماسک ; ویدیوی آموزشی

***

جعبه‌ ی آیزنهاور در واقع ذهن شما را، درست مثل کیسه جاروبرقی، از اضافات خالی می‌کند و چنین ذهنی، به شدت می‌تواند قدرت مکش و بهره‌وری بالایی داشته باشد. تصور کنید در ذهن شما ده‌ها یا صدها کار و هدف وجود دارد که مدام فکرتان را مشغول نگه می‌دارد. چنین ذهنی واقعاً نمی‌تواند آسوده‌خاطر باشد و بهره‌وری بالایی داشته باشد.

 

»‌ سلام به ذهن‌های آسوده و آماده

اما وقتی که این کارها را روی کاغذ یا برنامه موبایلی پیاده‌سازی می‌کنید، عملاً یک ذهن راحت و خالی خواهید داشت؛ و بعد از آن هم مرحله تعیین تکلیف برای کارها از راه می‌رسد. متأسفانه بخش اعظم مشکلات ما در بهره‌وری، از این‌جا ناشی می‌شود که خیلی از کارهای‌مان را تعیین تکلیف نکرده‌ایم. دقیقاً نمی‌دانیم باید با آن‌ها چه کار کنیم و همین تردیدها و تعلیل‌ها، به شدت کشنده بهره‌وری است.

***

پس تا بدین‌جا درک کردیم که یکی از بزرگترین دلایل بهره‌وری ما، ابهام و عدم تعیین تکلیف کارهایی است که در ذهن یا دفترچه‌مان داریم. بعد از آن هم با روش آیزنهاور، شروع به تعیین تکلیف آن‌ها می‌کنیم تا ذهن‌مان خالی شده و به ترتیب اولویت، به کارها بپردازیم.

 

» ارزش حذف کارها در جعبه‌ ی آیزنهاور

نکته مهمی که در این تکنیک وجود دارد، ارزش حذف کارهاست. واقعاً اگر خیلی از کارهایی را که دارید حذف کنید، چه می‌شود؟ غالباً مشکلی برای ما و زندگی و کارمان و آینده‌مان پیش نمی‌آید. در این صورت، پس بهتر است که حذف شوند. یعنی لیست‌واره‌های ما آکنده از کارهایی باشند که به شدت مهم‌اند و عدم انجام‌شان، برای ما عواقب دردناک و سختی دارند.

 

» تمرکز روی کارهای مهم

نکته طلایی‌تر دیگری که در دکتر استفان کاوی مطرح کرده، آن است که برای داشتن یک زندگی به شدت موفق، باید که تمرکز شما روی کارهای مهم باشد؛ که می‌شود همان کارهای غیرضروری ولی مهم. چون وقتی شما درگیر کارهای ضروری هستید، به قدری استرس و فشار تحمل می‌کنید که اساساً نمی‌توانید پیشرفتی داشته باشید.

در کارهای تفویضی و غیرضروری-غیرمهم هم که در کل نه پیشرفتی هست و نه توسعه‌ای. پس تنها جایی که توسعه فردی شما اتفاق می‌افتد، در حوزه کارهای مهم است. کارهای مهم ولی غیرضروری هم، اساساً نگرانی و استرس خاصی ندارند؛ به خاطر همین است که غالب مردم انجام‌شان نمی‌دهند. اما شما می‌دانید که باید تمرکزتان روی چنین کارهایی باشد؛ چون آینده شما بستگی به آن‌ها دارد.

 

» مراقب روغن موتور باشید…

 مواردی چون تفریح و سرگرمی و اوقات فراغت و گذران وقت با خانواده و دوستان، در حوزه کارهای مهم قرار می‌گیرند.

این کارها عمل نقش روغن در یک دستگاه را دارند؛ اگر نباشد، دستگاه به سختی کار کرده و حتی از کار می‌افتد. پس حذف این موارد، می‌تواند برای شما عواقب بدی داشته باشد.


 یکم بیشتر در این باره بخوانید:

دیدگاه تان را ارسال کنید

دیدگاه تان را با ما در میان بگذارید...

ما به دیدگاه شما احتیاج داریم؛ پس بیایید دیدگاه و نقطه نظرات مان را با همدیگر به اشتراک بگذاریم تا یک اجتماع موفق از افکار برنده با همدیگر بسازیم.

**‌به ازای هر یک دیدگاه سازنده، یک روز اشتراک رایگان پروژه سوخت جت دریافت کنید**