مدیریت زمان، بسیار بسیار مهم است… مخصوصا اگر آموزه های مدیریت زمان برایان تریسی را هم بلد باشید ! بعضی ها فکر می کنند که با مدیریت زمان، دست شان بسته خواهد شد؛ این اشتباه است. اتفاقاً هرچقدر منظم تر و مرتب تر زندگی کنید، دست تان بازتر می شود.

فکر می کنید نوازنده هایی که ردیف های موسیقی را خوب بلدند و در این چهارچوب ها کار می کنند دست شان بازتر است و ازادترند، یا کسانی که هیچ ردیف و نتی را رعایت نمی کنند؟

برایان تریسی، از سخنرانان و نویسندگان دنیای موفقیت، توجه خاصی به مدیریت زمان دارد.
خودش در جایی اشاره کرده زمانی، فکر می کرده که مدیریت زمان یک چیز ویترینی است. اما بعدها که فهمیده است که در واقع، مدیریت زمان اصل است و باقی چیزها فرع این اصل اند، زندگی اش به کل متحول شده.

در این جا، 95 نکته درباره مدیریت زمان را، که توسط این سخنران و نویسنده شهیر بین المللی مطرح شده است، برایتان کنار گذاشته ایم؛ تا در سال جدید، مدیریت زمان بهتری داشته باشید و در نتیجه، وقت تان بیشتر خالی شود و بیشتر با عزیزان تان وقت بگذرانید و کارهایی را که دوست می دارید، انجام دهید.

 

 

95 نکته درباره مدیریت زمان از برایان تریسی

 

• سعی کنید توانمندی خودتان را افزایش دهید؛ در این صورت سریع تر به اهداف خود خواهید رسید. این، یکی از بهترین راه های مدیریت زمان است.
• در سال چند ساعت کار مفید دارید؟ ما فرض می کنیم که دو هزار ساعت. درآمد آرمانی و معقول خود را، تقسیم بر این دو هزار ساعت کنید. این، نرخ ساعتی شماست. اگر کمتر از این کسی به شما پیشنهاد بدهد، قبول نکنید. در ضمن این جوری، متوجه می شوید یک ساعت وقت تلف کردن، چقدر برایتان آب می خورد.

 

«او سختکوش ترین فرد این جاست.»
سعی کنید به جایی برسید که در محل یا سازمانی که کار می کنید، این را پشت سرتان بگویند.
در این صورت، موفقیت شما حتمی است.
ـــ توصیه برایان تریسی برای کسب اعتبار در کار

• معمولی ها، نصف وقت شان صرف معاشرت های بی فایده و کارهای شخصی بی نتیجه می شود. شما هم یک انسان معمولی هستید؟
• تعطیلات را خیلی جدی بگیرید؛ زمان تعطیلات هم اصلاً به کار فکر نکنید.
• هفته ای یک روز، چهار ماهی یک تعطیلات آخر هفته طولانی و سالی، دو هفته تعطیلات درست و حسابی برای خودتان کنار بگذارید.
• یادتان باشد، همیشه کیفیت کارهایی که توسط شما انجام می شود، مهمتر از کمیت آنهاست. این اصل را هیچ وقت فراموش نکنید.
• از مدیریت زمان، اصلاً منزجر نباشید. فکر نکنید که دارد شما را محدود می کند. برعکس، مدیریت زمان فرصت بیشتری برای شما ایجاد می کند تا بیشتر با عزیزان خود باشید، و بیشتر به کارهایی که دوست شان دارید، بپردازید.
• مدت ها فکر می کردم که مدیریت زمان، یکی از اقمار زندگی من است؛ و زندگی من درست وقتی متحول شد که دانستم، زندگی، یکی از اقمار مدیریت زمان است.

یادتان باشد که وقت را نمی شود پس انداز کرد.
فقط می توان آن را خرج یا سرمایه گذاری کرد.
در غیر این صورت، وقت از بین می رود و نمی شود کاری کرد.
ـــ توصیه برایان تریسی برای بهترین استفاده از زمان

• مدیریت زمان یاد گرفتنی است. با تمرین کردن، می تونید یادش بگیرید، می توانید آن را تبدیل به یک عادت کنید.
• مردم دو دسته اند: آنها که درگیر فعالیت های آرامش بخشند، آنها که درگیر فعالیت های هدفمند هستند. شما جزو کدام یک هستید؟
• مدیریت زمان، به طور ساده یعنی انجام کارهایی که مهمترین ها هستند؛ همین. زیاد پیچیده اش نکنید.
• هرچقدر که بتوانید خوشی های کوتاه مدت تان را عقب تر بیندازید، به همان نسبت می توانید به موفقیت مالی در درازمدت، امیدوارتر باشید.
• هشتاد درصد از نتایجی که دارید، حاصل از بیست درصد کارهای شماست. این بیست درصد را شناسایی کرده و شدیداً روی آنها تمرکز کنید.
• شما همه کارها را در طول روز نمی توانید انجام بدهید. پس لازم است که ممنوعیت ها و محدودیت هایی برای خودتان در نظر بگیرید؛ کارها را واجب و غیرواجب کنید.

می خواهید ببینید که کدام کارها مهمترند؟
آنها که در درازمدت، تأثیر بیشتر و مثبت تری روی زندگی شما می گذارند.
ـــ توصیه برایان تریسی برای تصمیم گیری در رابطه با امور روزمره

• یادتان باشد برای این که کارهایی را کمتر انجام بدهید، لازم است کارهایی را کمتر انجام دهید تا تعادل ایجاد شود. خب، لیست کنید که کدام کارها را باید بیشتر انجام بدهید و کدام ها را کمتر. (این نوشته را بخوانید)
• وقتی که دارید کار می کنید، واقعاً کار کنید؛ یک دقیقه هم وقت تلف نکنید.
• یکی از بهترین راه های تمرکز در محل کار، پاسخ دادن به این سئوال است که: برای چه به من حقوق می دهند؟ پس فقط همان کارها را انجام بدهید.
• وقتی که با خانواده هستید، با خانواده باشید. دیگر سرتان را به تلویزیون و روزنامه و … گرم نکنید؛ در اختیار خانواده باشید، تمام و کمال.

اگر کارتان را دوست داشته باشید، سریع و بهتر کار می کنید و نتایج بیشتری می گیرید
در نتیجه، مدیریت زمان برایتان ساده تر خواهد بود.
ـــ برایان تریسی و مدیریت زمان

• مزیت نسبی شما چیست؟ کدام مهارت شما از دیگران بهتر است؟ روی آن تمرکز کنید.
• ما کار خنثی نداریم؛ هر کاری که می کنید یا دارد شما را بهتر می کند یا بدتر. پس هیچ کاری را دست کم نگیرید.
• روزانه یک ساعت درباره کارتان مطالعه کنید. این طوری، تبدیل به یکی از بهترین های رشته و کار خودتان خواهید شد.
• فایل ها و نوارهای صوتی را خیلی خیلی جدی بگیرید. برای وقت های مرده شما، ایده های فوق العاده ای هستند. می توانند رشد شما را در پی داشته باشند.
• این فرمول را فراموش نکنید: هر دقیقه ای که صرف برنامه ریزی می شود، نزدیک ده دقیقه از زمان اجرا را کم می کند.
• طبق یک برنامه از قبل طراحی شده زندگی کنید. برنامه هر روز را شب قبل و برنامه هر هفته را، هفته قبلش تهیه کنید.
• تک کاری را تمرین کنید؛ تمام تمرکز خود را روی یک کار بگذارید و کاملاً تمامش کنید و سپس سروقت کار دیگری بروید.

 

 

• برای افزایش بهره وری تان، سعی کنید نظم و ترتیب را تمرین کنید و خیلی جدی بگیرید.
• در محل کار، سعی کنید شبیه حرفه ای ها و کسانی که عملکرد فوق العاده ای دارند، بنشینید؛ با پشت صاف و مایل به روی میزتان.
• هر کاری چقدر زمان می برد؟ سعی کنید یک سوم الی یک چهارم زمان اجرا را، به زمان ذخیره اختصاص دهید؛ که اگر مشکلی پیش آمد، روی این زمان ذخیره حساب کنید.
• سعی کنید از وضوح، نهایت استفاده را ببرید. دقیقاً چه کاری باید انجام بشود؟ دقیقاً چه چیزی باید اجرایی شود؟ یک ابهام، می تواند زمان را شما را هدر بدهد.
• عده ای هستند که وقت تلف کن زندگی کاری شمایند. لیستی از این اشخاص تهیه و فکری برایشان بکنید.
• برای هر چیزی، دستورکار داشته باشید. برای جلسه، تلفن و یک گفتگو با همکار، از قبل دستورکار داشته باشید تا وقت تان تلف نشود.
• تعارفات غیرمعمول خاصه در زمان تلفن کردن، حسابی وقت تلف می کند. سریع بروید سر اصل قضیه. به تلفن، به عنوان یک ابزار کار نگاه کنید، نه ابزار وقت تلف کنی.
• انضباط فردی داشته باشید؛ یعنی انجام کارهایی که برایتان اهمیت دارند.
• نه گفتن را خوب یاد بگیرید. قرار نیست وقت تان را در اختیار بعضی از آدم ها و کارها قرار دهید که استفاده مناسبی از زمان تان محسوب نمی شود.
• پول و زمان؛ سعی کنید گاهی وقت ها، پول خرج کنید تا زمان بخرید. یعنی که کاری را که برایتان اهمیت کمتری دارد، به کسانی بدهید که پول کمتری از شما می گیرد.

این اصل مهم را یادتان نرود:
هرقدر در کارهای ساده، منظم تر و مقرراتی باشید،
به قطع می توانید در انجام کارهای مهم، طبیعی تر و آزادانه تر برخورد کنید.
ـــ تاکید برایان تریسی بر داشتن نظم شخصی

• تقلید کنید؛ از کسی که نظم و ترتیب فوق العاده ای دارد و می شناسیدش. ببینید چه کار می کند، همان ها را تکرار کنید.
• اگر پروژه ای پیچیده و بزرگ دارید، قبل از شروع همه آنچه که برای انجامش لازم دارید را باید لیست کنید؛ کارها، فعالیت ها و …
• همیشه گلوگاهی وجود دارد که موفقیت نهایی کارها را مشخص می کند. در پروژه های پیچیده نیز این اصل را رعایت کنید؛ گلوگاه یا حوزه اصلی را که نتیجه را مشخص می کند، شناسایی کنید و روی آن تمرکز کنید.
• هر دقیقه را حساب کنید. در لحظات انتظار جلسه یا ترافیک، یاد بگیرید و بخوانید و فایل های صوتی آموزنده گوش کنید.
• جلسه های کاری را، به موقع شروع و به موقع تمام کنید. دستورکار مشخصی داشته باشید. منتظر کسانی که دیر رسیده اند نباشید و نمانید.
• آسان کردن کارها و زندگی، یکی از بهترین راه های مدیریت زمان است. هر چیزی که ضرورتی ندارد را حذف کنید.
• موقعی که اطلاعات را برای خودتان بایگانی می کنید، باید حواستان باشد که آیا به دردتان خواهد خورد یا خیر.
• حجم اطلاعات در هر حوزه ای، به سرعت زیادی، دو برابر می شود. این زمان، سه تا پنج سال است. پس شما هم باید اطلاعات خود را به روز کرده و از جدیدترین تکنیک ها و فرآورده ها، مطلع شوید.
• اگر به دیگران قول صد درصد بدهید، تحت فشار قرار گرفته و مجبور می شوید که کار را انجام دهید.

سعی کنید خودتان را تحت فشار زمانی و روانی بگذارید تا کارها را تمام کنید.
وگرنه طبق قانون پارکینسون، هرچقدر وقت بگذارید، همان قدر کارها کش می آیند.
ـــ تاکید برایان تریسی بر قانون پارکینسون

• آیا این کار ارزش انجام دارد؟ اگر دارد، پس ارزش شروع کردن هم دارد؛ حتی اگر شروع ضعیفی داشته باشید.
• یکی از روش هایی که می شود با آن کارهای بزرگ را انجام داد، انجام از بیرون است. یعنی اول، کارهای کوچکتر را شروع کنید تا شتاب لازم در شما ایجاد شود تا بعدتر، به قسمت های بزرگتر کار برسید.
• البته شما می توانید کارهایی که اهمیت بیشتری دارند را هم زودتر شروع کنید. بستگی به خودتان دارد. به این روش، شروع از درون می گویند.
• فرض کنید کار بزرگی که می خواهید انجام بدهید، یک تکه بزرگ کالباس است. شروع کنید به برش تکه به تکه این کالباس تا تمام شود. این، یک روش انجام کار است.
• فرض کنید کار بزرگی که می خواهید انجامش بدهید، یک قالب بزرگ پنیر است. از قسمت های مختلف سوراخش کنید تا تمام شود. مثلاً تکه های پنج دقیقه پنج دقیقه از کار را جدا کرده و سریع انجام دهید تا تمام شود.
• «اگه این کار اصلاً انجام نشه، چی میشه؟» اگر جواب قانع کننده ای داشتید که نشان از اهمیت کار دارد، پس انجامش بدهید.

 

 

•  برای تماشای تلویزیون، یک فکری بکنید. تلویزیون خیلی وقت شما را می گیرد؛ همچنین شبکه های اجتماعی و موبایل.
• کمی هم بین کارهای خود، استراحت کنید؛ یک استراحت کوتاه، باتری های شما را برای شروع دوباره شارژ می کند.
• ظهرها غذای سبک ولی مقوی بخورید تا بتوانید عصرها خوب کار کنید و ذهن تان خوب کار کند. سنگینی معده، کارکرد ذهن را ضعیف می کند.
• سعی کنید همه روزه، ورزش کنید. ورزش، شما را روی فرم نگه داشته و باعث می شود کارها را سریع تر انجام دهید.
• اگر کارتان جوری است که باید روی صندلی بنشینید، هر از چندی برخاسته، حرکات کششی مخصوص انجام داده و کمی راه رفته و حال و هوایی عوض کنید.
• آیا حس می کنید کار شما، تغییری در جهان ایجاد می کند؟ اگر چنین فکر می کنید، پس حتماً کارتان را دوست دارید و راحت تر و بهتر کار می کنید و احساس خوشبختی بیشتری هم خواهید کرد. اگر احساس خوشی و خوشبختی بیشتری کنید، مدیریت زمان بهتری خواهید داشت. سلامتی روحی و جسمی، از مقدمات مدیریت زمان است.

البرت هوبارد، می گویید :
«انضباط فردی، یعنی که بتوانید خودتان را وادار به انجام کاری کنید که باید انجام بدهید؛
چه دوست داشته باشید یا نداشته باشید.»
ـــ برایان تریسی و توصیه ای از البرت هوبارد

• سعی کنید شغلی را انتخاب کنید که مناسب شما باشد؛ وگرنه شغل شما می شود بزرگترین منبع اتلاف کننده وقت شما.
• برای کارهای روزانه و هفتگی تان، جدول برنامه ریزی شده و زمان بندی شده داشته باشید و همه چیز را داخل آن بگنجانید.
• در کارهای مهم همیشه بحران ها را پیش بینی کنید؛ ممکن است چه مشکلی پیش بیاید؟ برایش برنامه داشته باشید.
• امروزه، زمان یعنی پول. پس سعی کنید همیشه زمان انجام کارها را، به شرط حفظ کیفیت، کمتر کنید.
• همیشه در طلب راه های سریع تر، بهتر و موثرتر باشید. مدام بازبینی کنید تا به این راه ها برسید.
• کارهایتان را مدام بازبینی کنید تا مراحل اضافه را حذف کرده و کارها را ساده تر کنید.
• تردید و دودلی را ترک کنید. سعی کنید سریع در مورد ایده هایی که به ذهن تان می رسد، فکری کنید؛ برای انجام یا عدم انجام شان.
• راه هایی پیدا کنید که سرعت عمل انجام کارها را در شما افزایش بدهد.
• سعی کنید به شدت وقت شناس باشید. نه بقیه را معطل کنید، نه خودتان بیش از حد معمول معطل بقیه شوید.
• وقتی که لازم نیست خودتان تصمیم گیری کنید، پس تصمیم گیری نکنید و آن را به بقیه واگذار کنید. این جوری وقت تان صرفه جویی می شود.
• کمی زودتر کارتان را شروع کنید، کمی جدی تر و سخت تر کار کنید، کمی دیرتر از بقیه دست از کارتان بکشید.

یکی از راه های افزایش سرعت عمل، احساس اضطرار و فوریت است.
خودتان را وادار کنید که کارها را در لحظه و تایم خاصی تمام کنید.
ـــ توصیه برایان تریسی برای افزایش نظم

• به دسته بندی کارها مشغول شوید. کارهای شبیه هم را در یک بازه زمانی انجام دهید تا سرعت تان بالاتر برود.
• یادتان باشد هر چه کاری را بیشتر انجام دهید، انجامش در طی زمان برای شما سریع تر خواهد شد.
• کمی دقت تان را بالاتر ببرید و کارها را از همان اول، خوب و دقیق انجام دهید تا نیاز به بازگشت مجدد برای اصلاح آنها نباشد.
• می خواهید کارایی شما بالاتر بروود؟ پس، از تعداد کارها کم کرده و بر اهمیت آنها بیفزایید.
• برون سپاری داشته باشید؛ از سازمان ها و اشخاصی استفاده کنید که همین کارها را تخصصی و با هزینه کمتر برایتان انجام می دهند.
• قبل از شروع، کارها را لیست کنید و مدام سعی کنید کارهایی را که لازم نیست، خط بزنید تا لیست شما کم حجم تر شود.
• برون سپاری یا تفویض اختیار کرده اید؟ پس کمی از وقت تان را اختصاص بدهید به خوب توجیه کردن افراد تا برای اصلاح کار، نیاز به مراجعه مجدد نباشد.
• به قول یکی از مدیران، سعی کنید شعر بخوانید تا بتوانید خوب صحبت کرده و خوب منظورتان را به دیگران برسانید، چرا که ارتباط نامفهوم و ناقص با دیگران، یکی از راه های اتلاف وقت است.
• کسی پیدا می شود که کارها را با هفتاد درصد کیفیت شما انجام دهد؟ معطل نکنید؛ کار را به او واگذار کنید.
• اگر مدیر جایی هستید، حتماً وقت برای آموزش دیگران جهت چگونه انجام دادن کارها صرف کنید. این طوری، مراجعه به شما کمتر شده و می توانید وقت تان را صرف کارهای مهمتری بکنید.

 

 

• اگر با فروش سر و کار دارید، مدام بپرسید که فروش بعدی شما به چه کسی یا سازمانی خواهد بود.
• بعضی کارها جنبه اصلی و بعضی، جنبه فرعی دارند. مثلاً برای یک فروشنده، جستجو، عرضه و پیگیری مشتری ها، کارهای اصلی اند و باقی کارها جنبه فرعی دارند.
• اگر می خواهید راهی جایی بشوید، یک ارزیابی از مسافت و ترافیک و … داشته باشید.
• آیا لازم است کمالگرا باشید؟ هر وقت که لازم نبود کمالگرا باشید، پس خودتان را خسته نکنید.
• خستگی و بیماری، زمان زیادی از شما تلف می کند. پس به شدت مراقبت خودتان باشید.
• شب ها زود بخوابید، صبح ها زود از خواب بیدار شوید. بعد ببینید در کار و زندگی تان چه اتفاقی می افتد.

زمان های خود را سالانه حساب کنید.
اگر روزی فقط دو بار چایی بخورید، آن هم به مدت هر بار ده دقیقه،
می دانید در طول سال چقدر زمان می شود؟
می دانید که اگر روزی یک ساعت درگیر ناهار باشید،
سالانه دویست و پنجاه ساعت در حال ناهار خوردن هستید؟
می دانید که در هر جلسه ناهار اگر فقط دو واژه از یک زبان خارجی یاد بگیرید،
می توانید هر سال کلی پیشرفت کنید؟
ـــ توصیه برایان تریسی برای شیوه فکر کردن به کارهای کوچک تر

• روزهایی که بسیار خسته اید و روز بدی را دارید می گذرانید، سریع به منزل بیایید و بخوابید؛ این بهترین راه است.
• سعی کنید روی حافظه تان کار کنید تا اطلاعات بیشتری را ذخیره کند. در این صورت نیاز نیست که سروقت پرونده ها و کامپیوتر و … بروید.
• یادتان باشد در هر کاری، سی درصد زمان شما صرف پیدا کردن اطلاعاتی می شود که نمی دانید کجا هستند. پس با دقت و نظم، کار بایگانی اطلاعات را انجام بدهید.

در همین زمینه، نوشته های زیر را حتما بخوانید :

• 5 تکنیک با ارزش مدیریت زمان که چکیده تمام تکنیک های مدیریت زمان است
• آیا شما کمبود وقت دارید یا مشکل مدیریت زمان؟
• افزایش 80%-ی بهره وری به کمک این سه تکنیک انقلابی