جعبه جادویی آیزنهاور – چطور مهم ترین کارهایتان را در روز انجام دهید و وقت اضافه هم داشته باشید
تنها حکومت ما بر خودمان بهترین نحو حکومت بر ماست...
این جمله مشهور ژنرال آمریکایی دوایت آیزنهاور، کسی که ایران را مهم ترین و استراتژیک ترین کشور دنیا میدانست و بعدا به سمت 34مین رئیس جمهور ایلات متحده آمریکا رسید.
آیزنهاور به عنوان رئیس جمهوری با بالاترین رتبه عملکرد در طول دوران ریاست جمهوری اش، در طول کل تاریخ آمریکا شناخته شد.
او نه فقط برای چند هفته یا چند ماه بهره وری فوق العاده ای داشت، بلکه برای دهه ها بیش از یک انسان عادی کار کرده و نتایج و دستآوردهای جالب توجهی بدست آورده.
آیزنهاور قبل از رسیدن به سمت ریاست جمهوری، یک ژنرال 5 ستاره ارتش آمریکا در طول جنگ جهانی دوم بود و مسئولیت چندین حمله و ضدحمله علیه متحدین در آفریقای شمالی، فرانسه و آلمان را بر عهده داشت.
علاوه بر درخشش آیزنهاور در میدان نبرد، او یک دانشجوی ممتاز از بین دانشجویان دانشگاه کلمبیا بود که به عنوان ریاست ارتش ناتو انتخاب شد و البته در کنار آن یک نقاش چیره دست و بازیکن گلف ماهری هم بود.
آیزنهاور بعد از رسیدن به سمت ریاست جمهوری ایالات متحده آمریکا، کارهایی انجام داد که شاید از توان یک انسان عادی فراتر بود.
او بین سالهای 1953 تا 1961 رئیس جمهور آمریکا بود و در آن زمان برنامه توسعه خطوط قطارهای تندرو و بهبود وضع اتوبان های کل کشور را سر و سامان داد. برای اولین بار پروژه DARPA را که برای همگانی کردن استفاده از اینترنت بود را کلید زد و ده ها پروژه فضایی NASA را راه اندازی کرد و از طرفی دیگر یکی از حامیان استفاده صلح آمیز از انرژی هسته ای بود.
شاید تعجب کنید، چطور یک انسان عادی میتواند چنین پروژه های عظیم را مدیریت کند و پیش ببرد و در کنار آنها به خانواده و علایق خودش هم برسد و از زندگی اش لذت ببرد.
البته شاید بیشتر تعجب کنید، اگر بدانید آیزنهاور تمام این بهره وری بالا را مدیون فرمولی بود که در طول دوران دانشجویی اش کشف کرده بود… جعبه ی جادویی آیزنهاور.
در طول یک روز همه ما 24 ساعت زمان محدود داریم.
هیچکس حتی 1 دقیقه بیشتر یا کمتر ندارد، اما چطور بعضی افراد میتوانند از این زمان استفاده کنند و چنین پروژه های عظیم را در کنار علایق شخصی شان پیش ببرند و بعضی دیگر، به کارهای ابتدای خودشان هم نتوانند به صورت کامل رسیدگی کنند.
همین مسئله، در دوران دانشجویی آیزنهاور مطرح شد.
او میخواست نه تنها درس بخواند، بلکه کارهای بزرگی در زندگی اش انجام دهد، اما با توجه به سبک دانشگاهش مجبور میشد همیشه در حال درس خواندن باشد… تا زمانی که این فرمول و استراتژی ساده را کشف کرد که توانست به کمک آن نه تنها به عنوان یک دانشجوی ممتاز شناخته شود، بلکه در فعالیت های جانبی دیگر نیز بدرخشد.
در این مقاله شما با جعبه ی آیزنهاور آشنا خواهید شد.
یک فرمول ساده، کارآمد و امتحان شده توسط 34مین رئیس جمهور آمریکا؛ شما به کمک این فرمول نه تنها به کارهای روزانه تان خواهید پرداخت، بلکه یک عالمه وقت اضافی برای کارها و پروژه های بزرگترتان خواهید داشت.
این فرمول بعدا توسط آیزنهاور به مشاورانش نیز منتقل شد و از مشاوران به افراد در رده های مختلف دولت انتقال پیدا کرد، سیاستمداران معتقدند یکی از کلید موفقیت دولت آیزنهاور استفاده از جعبه ی جادویی آیزنهاور توسط دولتمردان آن زمان بود… پس منتظر چی هستید؟ شما هم از همین الان استفاده کنید :
جعبه جادویی آیزنهاور
چطور مهم ترین کارهایتان را در روز انجام دهید
و وقت اضافه هم داشته باشید :
آیزنهاور در دوران دانشجویی اش متوجه شده بود که هنگام تمرکز بر روی درس هایش، یک سری افکار دیگر او را از درس خواندن منحرف و به سمت کارهایی دیگر که اهمیت چندانی ندارند اما مهم به نظر میرسند ،می برند.
او دریافت که مدیریت چنین افکاری نیاز به یک ابزار دارد… و اینطور شد که جعبه ی جادویی آیزنهاور را کشف کرد تا به کمک آن بتواند افکارش را مدیریت، خواسته هایش را مشخص و کارهای مهمی که باید در زمان حال انجام دهد را نیز تفکیک کند.
جعبه جادویی آیزنهاور
آیزنهاور، برای اولین بار یک کاغذ سفید برداشت و بر روی آن یک علامت مثبت بزرگ کشید (+) برای هر مربع نامی انتخاب کرد و در هر مربع از چهار مربع حاصل، شرحی نوشت که در تصویر زیر مشاهده می فرمایید :
توضیحات جدول :
- اضطراری و مهم (کارهایی که باید بلافاصله انجام دهید… همین الان)
- مهم اما غیر اضطراری (کارهایی که باید برنامه ریزی کنید بعدا انجام دهید)
- اضطراری اما عادی (مهم نیستند) (کارهایی که باید به شخصی دیگر محول کنید انجام دهد)
- نه اضطراری و نه مهم (کارهایی که نباید انجام دهید… حذفش کنید)
نام این جدول را ماتریکس تصمیم نیز گذاشته اند.
شیوه کار با این جدول بدین صورت است :
شما کارهایی که باید در طول روز انجام دهید و خودتان میدانید را لیست میکنید، سپس با توجه به هر 4 مربع از جدول آنها را در درون مربع های این جدول جاگذاری میکنید. سپس از مربع اول شروع به انجام کارها میکنید و اگر در طول روز کاری نابه هنگام پیش آمد(برای مثال دوستتان زنگ میزند تا برای شام بیرون بروید)، شما بلافاصله به کمک این جدول تصمیم میگیرد آیا این کار را انجام دهید یا نه (آیا اضطراری است ؟ مهم است؟ هردوش؟ هیچکدام ؟ و …)
اما منظور از اضطراری و مهم چیست؟ چه فرقی با همدیگر دارند؟
به گفته آیزنهاور “آنچه مهم است، به ندرت اضطراری است و آنچه اضطراری است، به ندرت مهم است.”
کارهای اضطراری در واقع کارهایی هستند که شما احساس میکنید باید سریع پاسخ دهید به آنها، مانند ایمیل جواب دادن، تماس تلفنی پاسخ دادن، پیامک زدن، خواندن روزنامه، تماشای یک برنامه تلوزیونی و …
اما، کارهایی مهم، در واقع کارهایی هستند که در راستای اهداف بلند مدت ما قرار دارند.
مثلا کتاب خواندن روزانه، ارتباط با مشتریانِ بیشتر و …
همانطور که متوجه شدید، تفکیکِ اضطراری و مهم، بعضا کاری بس دشوار است ! اما به کمک استفاده مکرر از جدول آیزنهاور، دید شما نسبت به کارهایی که باید انجام دهید و اضطراری هستند یا خیر دستخوش تغییر خواهد شد و بعد از مدت کوتاهی متوجه میشوید شما فقط در حال انجام کارهایی هستید که باعث پیشرفتتان در راستایی که خودتان میخواهید میشوید…
و در آخر؛ کارهایی که در راستای اهداف، ارزش ها و ماموریت تان در زندگی نیستند را انجام ندهید… این کارهای هیچ سودِ با ارزشی برای شما ندارند، به همین خاطر بی جهت وقت شما را میگیرند و به شما تلقین میکنند سرتان خیلی شلوغ است پس کارهای مهمی دارید انجام میدهید… در صورتی که اصلا اینطور نیست.
