اصول قدرتمند مذاکره در کسب و کار و زندگی روزمره به سبک استیون. پی کوهن (بخش دوم)

در قسمت قبل چهار نکته‌ی فوق‌العاده مهم را در مورد مذاکره بیان کردیم و در این مقاله ادامه‌ی این نکات نجات‌دهنده را خواهیم داشت

 

در این مقاله نکاتی را یاد خواهید گرفت
که خلاصه‌ی صدها کتاب مذاکره است

5- واکسینه شدن در مذاکرات:

واکسینه شدن یعنی همان آمادگی برای مذاکره به طوری که بتوانید نسبت به استراتژی‌ها، اهداف و منافع خود پایبند بمانید.

واکسینه شدن، شما را در مقابل مسائل غافلگیر کننده حفاظت می‌کند، به شما کمک می‌کند که از گفتن حرف‌های اشتباه خودداری کنید و شما را از بابت اهدافتان و نیز راه مورد نظر برای تحقق آن‌ها خاطر جمع می‌کند.

واکسینه شدن باید نسبت به تمام مسائل احتمالی مورد بحث، روابط طرفین و سوابق آن‌ها باشد تا از این طریق هرگونه تصورات غلط از بین رفته و از نزدیک شدن شما به حوزه‌های پُر خطر جلوگیری کند و یا طرفین را از طرح مباحث انحرافی منع می‌کند. مسائل را به طور کامل مورد مطالعه قرار دهید؛

هر چه بیشتر بفهمید،
کمتر احتمال دارد که با سؤالات غیر مترقبه غافلگیر شده و یا گیر بیفتید.

در حین مذاکره دست زدن به انتخاب از بین گزینه‌هایی که پیش رو قرار می‌گیرد، کار سرنوشت سازی است و بنابراین شما باید درباره‌ی گزینه‌های احتمالی قبلاً اطلاعاتی کسب کرده و با کسب اطلاعات پیش از موعد، خود را واکسینه کنید. البته لازم است، در حین مذاکرات هم اطلاعات خود را بیشتر کرده و آن‌ها را جمع بندی کنید.

دلایلتان برای پیگیری اهداف مورد نظر و منافعی که در آن اهداف نهفته است را مورد بررسی قرار دهید. آیا آماده‌ی پیگیری آن‌ها هستید؟ اگر سؤالی دارید بپرسید و جواب بگیرید. اگر دچار شک و تردید هستید، راهی برای غلبه بر آن پیدا کنید.

بیشتر اوقات مهمترین راه واکسینه شدن، قبل از مذاکره و در درون تیم مذاکره کننده صورت می‌گیرد، این تیم می‌تواند درون یک واحد تجاری، دورن خانواده، یا هر گروه دیگری که ما به آن وابسته‌ایم باشد. در هر حال ما می‌خواهیم توافق انجام شده در میان «افراد درونی» را در قالب یک مذاکره با «افراد بیرونی» به اشتراک بگذاریم.

این موضوع به خصوص وقتی اهمیت پیدا می‌کند که شما به عنوان نماینده‌ی شغلتان مذاکره می‌کنید. تأثیر اقدامات خود را بر امور شرکایی که نتیجه‌ی مذاکره شامل حالشان می‌شود را در نظر بگیرید. از نیازهای آنان آگاه باشید.

به مرور که وارد مرحله‌ی واکسینه شدن می‌شوید، پیش از پیش درباره‌ی پارامترهای معادله «بهترین حالت توافق» اطلاعات جدیدی کسب خواهید کرد. شناختی که در این باره کسب می‌کنید می‌تواند شما را قادر نماید که حتی قبل از آغاز مذاکرات، وضعیت خودتان را در معادله «بهترین حالت توافق» بهبود بخشیده و به فکر راه‌هایی برای تضعیف منابع سایر طرف‌های مذاکره در معادله «بهترین حالت توافق» باشید.

واکسینه شدن می‌تواند از طریق سه اصل کلیدی صورت گیرد: دانش کافی، باور و اعتماد.

• دانش کافی داشته باشید:

همان افزایش اطلاعات قبل از مذاکره است. مسائل مورد بحث در مذاکره، منافع خود، منافع طرف‌های مقابل و سایر اطلاعات مرتبط در چارچوب مذاکره و از جمله سوابق مسئله را بیشتر بشناسید.

• با ایمان و باور جلو بروید:

تا خودتان به آنچه عمل می‌کنید اعتقاد نداشته باشید، نمی‌توان توقع داشت که دیگران را متقاعد کنید. اگر خودتان مشتاق تحقق هدف مورد نظر نباشید، برای ایجاد اشتیاق در دیگران با مشکل مواجه خواهید بود. اعتقاد و اشتیاق از آدم‌ها به همدیگر سرایت می‌کند.

• با اعتماد مذاکره کنید:

اگر به خودتان ایمان داشته باشید، مردم هم بیشتر شما را باور می‌کنند و احتمال متقاعد کردن دیگران توسط شما هم بیشتر می‌شود. البته، چه بهتر که اعتماد به نفس شما متکی بر دانش کافی و باور باشد.

این موارد را نیز رعایت کنید:

1 » الگویی از احترام متقابل به نمایش بگذارید.

مردم معمولاً عادت ندارند و یا نمی‌دانند چگونه توجه دیگران را به خود جلب کنند. اگر واضح نشان دهید که سر تا پا گوش هستید، سطح صمیمیت گفتگو را بالا می‌برید. با چنین کاری به زبان بی‌زبانی می‌گویید که «خوب، من حرف‌های تو را گوش دادم؛ حال تو هم به حرف من گوش کن».

2 » ببینید آیا درست فهمیده‌اید.

بعد از اینکه به حرف‌های کسی گوش دادید، حرف‌هایی از این قبیل بگویید«خوب، اگر درست فهمیده باشم، چند نکته گفتید: الف ……ب…….ج……..». همه‌ی حرف‌های او را کلمه به کلمه تکرار نکنید، بلکه فقط مطمئن شوید که حرف‌های او را فهمیده‌اید. البته نشان داده‌اید که درک منظور طرف مقابل به معنای موافقت با او نیست.

3 » اگر موافق نبودید، عکس العملی نشان ندهید.

گاهی طرف‌های مقابل نظراتی مطرح می‌کنند که شما نمی‌توانید به سادگی با آن موافقت کنید. در این صورت، شاید عاقلانه‌تر آن است که واکنشی نشان ندهید. از قدرت سکوت استفاده کنید. این تاکنیک مقداری تسلط به نفس لازم دارد، شما را قادر می‌سازد که بدون جر و بحث و دخالت هیجانات، حرف‌تان را بزنید.

4 » مطمئن شوید که اعضای تیم مذاکره‌تان با شما هماهنگ هستند.

اگر می‌خواهید سایر اعضای گروه؛ چه همکاران و چه اعضای خانواده، توافقات قبلی شما را با طرف مقابل بپذیرید و از آن حمایت کنند، قبل از انجام مذاکرات آن‌ها را در جریان کار قرار دهید.

5 » برای مذاکرات غافلگیرانه هم آمادگی داشته باشید.

ما نمی‌توانیم در تمام مذاکرات از قبل آماده باشیم. گاهی اوقات هیچ اطلاع قبلی در مورد نوع مذاکره به ما داده نمی‌شود. اگر فرصت کافی برای آمادگی کامل فراهم نباشد، رعایت اصل واکسینه شدن برای موفقیت در مذاکرات اهمیت حیاتی پیدا می‌کند.

عادت به واکسینه شدن قبل از مذاکرات، به ما کمک می‌کند تا انگیزه‌های درونی برای انجام موفقیت آمیز مذاکره را در خود ایجاد کنیم.

در بخش‌های قبلی به مباحث بسیار مهم و کاربردی در مذاکرات پرداختیم، اما در بخش آخر به مبحث کنترل هیجانات در مذاکرات می‌پردازیم چرا که خیلی از مذاکرات به دلیل عدم کنترل هیجانات مثبت و منفی نتوانستند به نتایج خوبی دست یابند. شاید بتوان گفت کنترل هیجانات در مذاکرات از سایر مباحث اهمیت بسیار بالاتری داشته باشد، چرا که ممکن است مسیر طولانی را طی کرده باشید و خود را فرد قابلی در مذاکرات حرفه‌ای ببینید، اما به ناگهان با عدم کنترل هیجانات مثبت و منفی خود، ممکن است روند مذاکرات را به ضرر خود تمام کنید. بنابراین به این موضوع مهم می‌پردازیم.

6 » برای کنترل هیجان‌ها برنامه داشته باشید:

ممکن است روند مذاکره دستخوش هیجانات‌ شود. اجازه ندهید هیجان‌ها شما را از تمرکز بر منافع و رسیدن به توافق منحرف سازد.

هیجان‌ها می‌تواند که نقطه ضعف شخص را برملا کند.
چه شناختی از منافع، اولویت‌ها و مشکلات سایر طرف‌های مذاکره می‌توانید داشته باشید؟

هنگامی که برای مذاکره آماده می‌شوید، سعی کنید تجسم کنید که چه مسائلی احتمالاً موجب ایجاد واکنش‌های هیجانی از سوی هر یک از طرف‌های مذاکره از جمله خود شما خواهد شد. سپس آمادگی لازم را برای کنار آمدن با این واکنش‌ها کسب کنید. اگر از حرف‌های کسی متعجب شدید؛ نحوه‌ی اظهار تعجب شما بر مذاکره تأثیر خواهد گذاشت.

[bs-quote quote=”«در تجارت آنچه را که لیاقت دارید به دست نمی‌آورید؛ آنچه را که مذاکره می‌کنید به دست می‌آورید».

” style=”style-7″ align=”left” color=”#0b889e” author_name=”دکتر چستر. ال. کاراس” author_job=”نویسنده کتاب بازی مذاکره” author_avatar=”https://sookhtejet.com/wp-content/uploads/2020/10/download.jpg”][/bs-quote]

چنانچه به خوبی آماده شده و مباحثات احتمالی که مطرح می‌شود را پیش بینی کرده باشید؛ می‌توانید آن حرف‌ها را در چارچوب کلی بحث قرار دهید و به جای تأثیر هیجانی بر معنای آن تمرکز کنید. هر وقت مسئله‌ی غیرمنتظره‌ای پیش آید، شما به این فکر کنید که این مسئله به چه شکلی بر منافع شما و «بهترین حالت توافق» شما تأثیر می‌گذارد.

اگر کسی شما را ناراحت می‌کند، لحظه‌ای تأمل کنید و ببینید چه راه‌هایی پیش روی شماست. می‌توانید خیلی آرام بگویید: «اگر می‌خواهیم مشکل را حل کنیم، بایستی بسیار دقیق‌تر توجه کنیم که هر یک از ما در صورت همکاری چه چیزی به دست خواهیم آورد. اگر نتوانیم به توافق برسیم، جواب رئیس و سایر همکاران را چه خواهیم داد»؟

اگر کسی حرفی زد یا کاری کرد که شما آن را اهانت آمیز می‌دانید، از قدرت سکوت استفاده کنید. مواظب باشید، هر چند اگر خیلی از این هم استفاده کنید، اثرش را از دست می‌دهد.

اگر کسی اظهار ناراحتی و مخالفتی کرد، سؤالاتی از او بپرسید و بعد هم با دقت و جدیت بسیار گوش کنید. نشان دهید که به شخص او اهمیت می‌دهید.

اگر مذاکرات خیلی به هیجانات آمیخته شد، سعی کنید موضوع مذاکره را از هیجان‌های شخصی جدا کنید. برای موضوع مذاکره جایگاه مشخصی در نظر بگیرید. برای مثال، موضوع را روی تابلو ترسیم و با همه در میان بگذارید. بر همکاری اصرار بورزید: مثلاً بگویید:

 

سه نکته‌ای که باید از آن پرهیز کرد تا بتوان به طرز مثبتی با هیجان‌ها مواجه شد عبارتند از:

• 1- از هیجانات نترسید:

برای آن‌ها برنامه داشته باشید. هیجان‌ها می‌تواند حقایقی را ابراز کند که استدلالات عقلی از آن عاجز است. اگر از قبل می‌دانید که چه مباحثی ممکن است موجب غلیان احساسات شما شود، می‌توانید برای تعیین وقت، مکان و شیوه‌ی ابراز شادی، خشم و استرس خود برنامه‌ بریزید.

• 2- تلافی نکنید:

اینکه آدم احساس کند مورد حمله قرار گرفته ولی واکنشی نشان ندهد، خیلی صبر و تحمل می‌خواهد. به پیامدهای عملی انتقام‌گیری هم فکر کنید. اگر همچنان بر خود مسلط باشید، می‌توانید خیلی مؤثرتر مذاکره کنید. به این توجه کنید که از دست ندادن کنترل خود چه احساس خوبی به همراه دارد.

• 3- دیگران را متهم نکنید:

حتی اگر اتهامات درست باشند، موجب تفرقه میان دو طرف مذاکره گشته و مذاکره را دشوار یا حتی غیر ممکن خواهند ساخت. بر روی منافع مشترک تمرکز کنید.

همچنین به موارد زیر توجه کنید تا مذاکراتی بی تنش و سازنده داشته باشید:

• بهترین حالت توافق خود را در ذهن داشته باشید:

بدانید که چه موقع ادامه‌ی مذاکره درست است و چه موقع ترک مذاکره عاقلانه‌تر است. صرف اینکه پذیرفته‌اید مذاکره کنید، خود را موظف به توافق ندانید؛ به خصوص اگر دیدید که دیگران عمداً مذاکره را دشوار می‌کنند.

• پیشدستی کنید:

همیشه امکان ندارد که بدانید چه چیزهایی موجب رنجش طرف مقابل می‌شود. پس عاقلانه‌تر آن است که ابتدا جملاتی از این قبیل بیان کنید:«ما خوب با روحیات همدیگر آشنا نیستیم. لطفاً اگر حرفی زدم یا کاری انجام دادم که شما حتی مختصری آزرده شدید، به من تذکر بدهید تا متوجه شوم». سپس، اگر موردی پیش آمد و او تذکر داد، از بابت رو راست بودنش تشکر کنید تا روراست بودن خودتان را هم به اثبات برسانید.

• اینکه آدم عمداً کسی را تحریک کند شاید تاکتیک خوبی باشد.

اگر شما این کار را می‌کنید، مواظب عکس العمل طرف مقابل باشید. اگر عصبانی شد، فوراً عذرخواهی کنید. همیشه بی پرده و صادق بودن سیاست هوشمندانه‌ای است.

هیجان‌ها جزء پذیرفته شده از مذاکراتند، ولی اگر اجازه بدهید که هیجانات بر شما مسلط شوند، این خطر وجود دارد که کنترل و تأثیر خود بر روند مذاکره را هم از دست بدهید. بنابراین بسیار مهم است که مذاکره را باید با کنترل هیجانات خود آغاز کنیم و وقتی ما بتوانیم بر احساسات خود و واکنش‌های خود کنترل داشته باشیم و آگاهانه رفتار کنیم، مطمئن باشید طرف مقابل شما نیز با شما همراه خواهد شد، چرا که هر دوی شما می‌خواهید از مذاکرات نفعی ببرید.