اصول قدرتمند مذاکره در کسب و کار و زندگی روزمره به سبک استیون. پی کوهن (بخش اول)

ما همیشه در حال مذاکره هستیم. مذاکره در حوزه‌ی کاری خود و در موضوعات مختلف و مذاکره در زندگی روزمره. همه‌ی این مذاکرات از اهمیت بالایی برخوردارند چرا که پیروزی در هر کدام موفقیت و آرامش و شادی شما را به ارمغان خواهد آورد.

[bs-quote quote=”«مذاکره نوعی ابزار ارتباطی بین دو طرف است که به منظور نیل به توافق درباره‌ی منافع مشترک و در عین حال متضاد به کار گرفته می‌شود».” style=”style-21″ align=”left” color=”#124a82″ author_name=”محمد حسین جیگاره” author_job=”نویسنده”][/bs-quote]

اصول مذاکره موفق
که از شما یک حرفه‌ای می‌سازد

 

1 » درک مفهوم مذاکره

همانطور که گفتیم مذاکره در زندگی ما امری ضروری است. گاهی زمانی بسیار کوتاه با یک گپ چند دقیقه‌ای طرفین به سادگی بر سر موضوعی به توافق می‌رسند و گاهی باید مراحلی طی شود و ممکن است طی چند روز طرفین در صورت نبود اختلاف به توافق برسند. این یعنی هیچ چیز ثابتی در مذاکرات وجود ندارد و همه چیز ممکن است تحت تأثیر شرایط تغییر کند.

مذاکره یا به شکل تقابل است یا به شکل همکاری، کسانی که رویکرد تقابلی دارند، دوست دارند که هر چه بیشتر برنده‌ی مذاکره باشند. این کوته نظری است: شاید برنده شوند، ولی بعید است طرفهای مقابل برای دفعات بعدی هم حاضر به گفتگو با آنان باشند.

مذاکره‌ی ثمربخش فرآیندی است که در آن هر یک از طرفین در جهت رسیدن به منافع خود؛ سعی می‌کنند به توافقی برسند که منافع طرف مقابل هم به بهترین شکل ممکن تأمین شود. اگر طرفهای مذاکره از فرآیند و نتایج مذاکره راضی نباشند، احتمال کمتری وجود دارد که قول و قرارهای مورد توافق را اجرا کنند.

بنابراین منظور از درک موضوع این است…

• بدانید که مذاکره، فرآیندی برای تصمیم گیری مشترک است. هر مذاکره‌ای وقتی موفقیت آمیز است که تمام طرفهای آن متعهد به اجرای توافق باشند. رعایت اصل انصاف و عدالت اهمیت دارد.
• بدانید که چه گفتگوهایی را نباید مذاکره دانست. مذاکره نه دستوری است که از طرف یک نفر مافوق به شما تحمیل شده باشد، نه تصمیم یک داور است و نه مسابقه‌ای برای شکست یا تخریب مقابل.
• بدانید که مذاکره برای تقابل نیست بلکه برای همکاری و نوعی مشارکت می‌باشد. اینکه بخواهیم همه‌ی امتیازها را ببریم یک کار تقابلی است. اگر طوری مذاکره کنیم که همه‌ی افراد ذی نفع برنده باشند، مذاکره موفقیت آمیز بوده است.

2 » حفظ موضع:

برای درک معنای مذاکره و موفقیت در آن، تشخیص تفاوت بین منافع با مواضع بسیار مهم است.

موضع آن هدفی است که ما به دنبال رسیدن به آن هستیم
و منافع دلیل خواستن آن هدف است.

بنابراین، در خلال مذاکره سؤالاتی از این قبیل را از خودتان بپرسید:
«با این رویکرد من چطور به خواسته‌ام خواهم رسید؟»
و «اگر سر این موضوع توافق کنیم شما به چه هدفی خواهید رسید».

پافشاری بر یک موضوع خاص، معمولاً موجب کاهش قدرت چانه زنی شما می‌شود، زیرا انتخاب‌های پیش روی شما را محدود می‌کند. هوشمندانه‌تر آن است که منافع خود را بشناسید و به دنبال آن‌ها باشید. اگر بیشتر از آنکه انتظار یک نتیجه‌ی مشخص را داشته باشید، به این فکر کنید که از کل مذاکره چه فوایدی نصیبتان می‌شود و اگر با فکر باز عمل کنید، این احتمال هست که نتایج دیگری عاید شما شود که به نفعتان باشد.

وقتی همه‌ی طرف‌های مذاکره بر منافع تمرکز کنند و نه بر مواضع، آنگاه انعطاف بیشتر نشان می‌دهند و می‌توانند به توافقی برسند که مشکل گشا باشد.

وقتی منافع خود را دانستید، آن‌ها را اولویت بندی کنید.
در آن صورت می‌توانید مشخص کنید که برای هر یک از آن‌ها به چه میزان متعهد هستید.

وقتی در حال مذاکره هستید، اول به منافع فکر کنید.
این منافع می‌تواند منافع خودتان و یا گروهی که متعلق به آن هستید باشید. مانند شرکت‌ و همکارانی که با شما کار می‌کنند و یا خانواده. کدامیک از اینها برایتان اهمیت اساسی دارد؟ کدامیک فرعی و ثانویه است؟ این منافع به چه نحوی می‌تواند بر مذاکرات شما تأثیر بگذارد؟

منافع سایر طرف‌های مذاکره را هم در نظر بگیرید.
هر چه منافع آن‌ها را بهتر بشناسید، مذاکره‌ی مؤثرتری صورت خواهد گرفت. همین طور، سعی کنید از منافع شرکای آن‌ها، که آن‌ها هم بر مذاکره تأثیر دارند، آگاه شوید.

بنابراین منظور از حفظ موضع…

• منافع خود را بشناسید، نه فقط مواضع خود را. چرا فلان چیز را می‌خواهید؟ منافع خود را اولویت بندی کنید. کدام یک اصلی‌تر است؟ کدامیک فرعی‌تر؟ به هر کدام از آن‌ها تا چه حد پایبندید؟
• بدانید که دیگران هم چه می‌خواهند و چه نیاز دارند. منافع افراد، خانواده و مکانی که در آن کار می‌کنید و همچنین سایر طرف‌های مذاکره و شرکای آنان را هم بدانید. از طرف مذاکره در این مورد سؤال کنید و مهمتر از همه اینکه، به جوابهای‌شان دقیق توجه کنید.
• با کسانی که بر سر مواضع چانه زنی می‌کنند به دقت بحث کنید. اگر کسی پیشنهاد غیرقابل قبولی داد، چیزی نگویید و احساسات خاصی بروز ندهید. اگر کسی صدایش را بالا آورد و از زبان خشنی استفاده کرد، بگذارید استفاده کند. اگر کسی هیچ راهی را نپذیرفت، سعی کنید بفهمید منافعی که در پشت این موضع نهفته است چیست. اگر کسی با قلدری مذاکره می‌کند، بگویید «متأسفم ممکن است به توافق نرسیم». احتمال دارد از ترس عدم توافق دست از قلدری بردارد.

مقاله‌ای که در کنار این می‌توانید بخوانید: کاریزمای فوری ; تکنیک‌های 10 ثانیه‌ای تا هر کسی را شیفته‌ی خودتان کنید

 

3 » توجه به راز سه گانه در مذاکرات:

مردم غالباً فکر می‌کنند که هدف از مذاکره رسیدن به توافق بر سر منافع مشترک است. منافعی که هر یک از طرفین، به دلایلی مشابه به دنبال آن هستند. مسلماً این کار شدنی است، ولی طرف‌های مذاکره گاهی با روی آوردن به منافعی که مکمل همدیگر است به توافق می‌رسند، در این حالت، طرفین، هر دو به دنبال یک نتیجه می‌باشند، ولی با دلایلی که در خدمت منافع متفاوت است.

منافع متضاد نیز نوعی از منافع متضاد است. یعنی وقتی که منافع طرفین در مقابل همدیگر است و در روند مذاکره به توافق می‌رسند. در این حالت طرفهای مذاکره منافع مشترکی ندارند و ظاهراً هیچ منافع مکملی هم وجود ندارد تا امکان رسیدن به توافق را آسان‌تر کند.

در چنین موقعیتی، طرفین باید ابتدا معلوم کنند که مذاکره بهتر است یا راه حل را در جای دیگری باید جست. ممکن است هیچ گزینه‌ی واقع بینانه‌ای وجود نداشته باشد. در چنین حالتی بهتر آن است که مسائل مورد بررسی را به موارد کوچک‌تری تقسیم و یا از روش پرسش و گوش دادن استفاده کرد تا ارتباط منطقی برقرار شده و احتمال مناقشه کاهش یابد.

پس رازهای سه گانه را بدین ترتیب طبقه بندی می‌کنیم:

1. منافع مشترک
2. منافع مکمل
3. منافع متضاد

اگر در عین آنکه منافعتان با هم در تضاد است ناچارید که به توافق برسید، امکان این توافق را فراهم کنید. حداقل موضوعاتی را که امکان توافق بر سر آن‌ها برای طرفین مذاکره وجود دارد، پیدا کنید. مثلاً مکان و زمان مذاکره یا مواردی که باید در دستور کار مذاکره قرار گیرد، ترتیب بحث درباره‌ی آن‌ها و حتی علایق مشترکتان در زمینه‌های مختلف، می‌تواند روند مذاکره را بهبود بخشد.

بعد از دستیابی به موضوعات مشترک به بررسی مشکلاتی بپردازید که باید حل شوند و اجزاء ریزتری که ممکن است طرفین بر سر آن توافق داشته باشند را بیابید. شاید صرف مقداری وقت برای توافق در مورد نحوه‌ی توضیح مشکلات حتی نکات کم اهمیت می‌تواند برای پیشرفت در مذاکره مفید باشد.

چنین تلاش‌هایی می‌تواند سطح هیجانات مناقشه را پایین آورده و به ارتباط میان طرفین کمک کند.

سه نکته‌ را رعایت کنید:

• رازهای سه گانه را درک کنید:

وقتی منافع طرفین در تقابل با همدیگر است، به منافع متضاد توجه نکنید. وقتی طرفین با دلایل مشابه به دنبال نتایج مشابهی هستند، توقع نداشته باشید که بر سر منافع مشترک به توافق برسید. معمولاً در این مواقع مذاکره درباره‌ی منافع مکمل ثمربخش‌تر است. زیرا در این حالت طرف‌های مذاکره دنبال نتایج مشابهی هستند، اگر چه این نتایج در خدمت منافع طرف‌ها، متفاوت است.

• اعتماد سازی کنید:

اگر طرف‌های مذاکره در حالت مناقشه باشند، در صورتی می‌توان مذاکره‌ی مفیدتری داشته باشند که بتوانند اعتماد به همدیگر را افزایش دهند و احساس کنند که می‌توانند برای رسیدن به توافق به روش مشارکتی و تعاونی با همدیگر کار کنند.

• مصالحه و سازش را به عنوان آخرین چاره در نظر بگیرید:

سازش و مصالحه مکانیسمی است برای رسیدن به حد وسط منافع و مستلزم آن است که هر یک از طرف‌های مذاکره از اهداف و اغراض خود صرف نظر کنند. سازش معمولاً در مواقعی که طرفین بر سر یک مسئله‌ی مورد اختلاف، منافع مورد نظر را بین طرفین تقسیم کنند.

لائوتسه در کتاب تائو ته چینگ به ما می‌گوید:
«هر سفر 1000 مایلی با قدم اول آغاز می‌شود»

این اصل مسلم می‌تواند ما را در کاهش موانعی که توافق را به ظاهر غیرممکن جلوه می‌دهند یاری کند.
یادمان باشد نمی‌توانیم کاری را تمام کنیم، مگر آنکه شروع کرده باشیم.

»» مقاله‌ای که در کنار این می‌توانید بخوانید: تکنیک‌ های مدرن سخنرانی که آدولف هیتلر استفاده میکرد (و میلیون‌ها نفر جذب صحبت‌هایش میشدند)

 

4 » تا کجا مذاکره کنیم و چه موقع دست از مذاکره بکشیم:

نسبت به تغییراتی که در منافع خود و طرف‌های دیگر ایجاد می‌شود، هشیار باشید. هر چه بیشتر به منافع طرفین آگاهی داشته باشید و تغییرات را مورد بررسی قرار دهید، بهتر خواهید توانست در رسیدن به توافق موفق باشید.

در یک مذاکره، معادله‌ی «بهترین حالت توافق» را که از قبل برای خودتان در نظر گرفته‌اید نمی‌تواند بدون هیچ دردسری ما را به نتیجه‌ی مورد نظرمان برساند. بقیه‌ی عوامل از قبیل خلاقیت در حین مذاکره، تعهد به نتایج به دست آمده و حتی در نظر گرفتن روابط درازمدت با طرف مقابل نیز مهم است.

اگر هر لحظه با خلاقیت بیشتری، انتخاب‌های پیش روی خود را در نظر داشته باشید، این امر به شما کمک خواهد کرد تا بر به هم خوردن توازن قدرت در حین مذاکره غلبه کنید.

شما در هر لحظه از مذاکره معادله‌ی «بهترین حالت توافق» را که خودتان تدوین کرده‌اید را دنبال کنید. ببینید پیشرفتی حاصل می‌شود یا در حال وقت تلف کردن هستید؟ نسبت به علائمی که نشان می‌دهد روند مذاکره به نفع شما نیست، هشیار باشید

• بهترین حالت توافق را بشناسید:

این به شما خواهد فهماند که آیا مذاکره به زحمتش می‌ارزد یا نه.. در طول مذاکره نسبت به تغییراتی که در معادله‌ی «بهترین حالت توافق» ایجاد می‌شود، هشیار باشید.

• روی تمام حالت‌های مختلف کار کنید:

سعی کنید سهم خود را در معادله «بهترین حالت توافق» تقویت و از احتمال سایر حالت‌ها بکاهید. هر چه شناخت بیشتری نسبت به روند مذاکره داشته باشید، بهتر خواهید توانست قضاوت کنید که آیا ادامه‌ی مذاکره به نفع‌تان است یا ترک مذاکره.

• آمادگی ترک مذاکره را داشته باشید:

اینکه بدانید جه موقع دست کشیدن از مذاکره عاقلانه است، می‌تواند روند مذاکره را بیشتر به سود شما پیش ببرد. اگر پیشرفتی در رسیدن به آنچه که «بهترین حالت توافق» از نظر شماست، نمی‌بینید، دیگر مذاکره ارزش وقت تلف کردن ندارد.

ادامه‌ی این نکات بی‌نظیر را در قسمت دوم بخوانید

قسمت دوم