برنامه ریزی زندگی هدفمند با هفت سیستم مشهور برنامه ریزی (بخش سوم)

 

اگر قسمت‌های قبلی این مقاله را نخوانده‌اید توصیه می‌کنم از لینک‌های زیر برای خواندن سایر روش‌های برنامه‌ریزی که معرفی کردیم استفاده کنید:

• لینک قسمت اول
• لینک قسمت دوم

۶ » نوع ششم برنامه ریزی : سیستم پروژه محور

این سیستم، مستلزم دسته‌بندی کردن کارهای برنامه‌ریزی شده‌تان بر اساس پروژه‌ی مربوط به آن می‌باشد. در انتها، برای شما چند فهرست می‌ماند که هر کدام برای یک پروژه می‌باشد.

به عنوان مثال، فرض کنید قصد بازسازی آشپزخانه‌ی خود را دارید. فهرستی منحصر به این پروژه با موارد زیر ایجاد می‌کنید:

• – نقشه‌ی آشپزخانه‌ی جدیدتان را طراحی کنید.
• – کابینت‌هایی که می‌خواهید را انتخاب کنید.
• – تجهیزات پیشخوان‌ها را انتخاب کنید.
• – گزینه‌های کاشی‌کاری دیوار آشپزخانه را جستجو کنید.
• – لوازمی که می‌خواهید جایگزین کنید را فهرست کنید.
• – به دنبال یخچال جدیدی که به طر‌ح جدید آشپزخانه‌تان بخورد بگردید.
• – با سه پیمانکار جهت برآورد قیمت تماس بگیرید.

شما فهرست جداگانه‌ای هم برای پروژه‌ی دیگری که قصد تکمیل دارید، ایجاد می‌کنید. مانند خرید یک ماشین جدید. این فهرست ممکن است موارد زیر را در بر داشته باشد:

• – مشخص کنید چه مقدار پول می‌توانید خرج کنید.
• – فهرستی از اسم و مدل‌های مورد علاقه‌ی خود را گردآوری کنید.
• – فهرست را به سه گزینه کاهش دهید.
• – به نمایندگی فروش خودرو بروید.
• – رانندگی با ماشین‌ها را امتحان کنید.
• – سر قیمت مذاکره کنید.
• – بهترین حالت تأمین مالی را پیدا کنید.
• – جهت گرفتن وام تأییده بگیرید.
• – کارهای اداری به نام زدن خودرو را انجام دهید.

مفاد جزئیات وظیفه به طور طبیعی در این سیستم وجود دارد زیرا برنامه‌های شما با توجه به پروژه‌ سازماندهی شده‌اند. هر وظیفه‌ای در هر فهرست مشخصی به این خاطر آنجاست که مستقیماً به پروژه‌ای که فهرست برای آن ایجاد شده، مربوط می‌باشد.

ویژگی دیگر این سیستم این است که از چند پروژه‌ی در حال پیشرفتتان دید کلی می‌دهد. می‌توانید بسته به اینکه کدام پروژه را می‌خواهید در جریان بیاندازید یک وظیفه از میان فهرست‌ها جهت انجام انتخاب کنید.

ایرادات این سیستم:

یکی از اشکالات سیستم پروژه محور این است که ساختار کلی را با توجه به چگونگی سپری شدن روزتان ارائه می‌دهد. به جای کار کردن بر اساس یک فهرست واحد که برای به حداکثر رساندن بازدهی شما ایجاد شده است، از چند فهرست گزینش می‌کنید. این ویژگی تنوع خیلی زیادی ایجاد می‌کند. گزینه‌های خیلی زیادی وجود دارند، که همین امر، در را به روی جا به جا کردن کارها و هزینه‌های پیش روی آن باز می‌کند.

ایراد دیگر، مفاد محدود ارائه شده برای هر وظیفه می‌باشد. در بالا اشاره شد که مفاد جزئیات وظیفه‌ در طبیعت این سیستم نهادینه است. اما صرفاً در چارچوب پروژه تعریف می‌شود. مفادی راجع به زمان مورد نیاز جهت انجام آن‌ها داده نشده است.

همچنین احتمالاً متوجه نبودِ یک فهرست کاری دسته‌بندی شده‌اید. مانند استراتژی‌های برنامه‌ریزی دیگری که تا اینجا صحبت کردیم، این سیستم‌ هم می‌تواند مؤثر باشد. اما از نقاط ضعف بزرگی رنج می‌برد.

ما بهتر از این می‌توانیم انجام دهیم.

۷ » نوع هفتم برنامه‌ریزی : رویکرد MIT-3

این استراتژی ممکن است برای شما آشنا باشد. استراتژی MIT-3 توسط لئو بابائوتا(Leo babauta) در zenhabits.net  به شهرت رسید، اگر چه، خود او هم علناً اقرار می‌کند از جایی دیگری نشأت گرفته است.

MIT مخفف عبارت «مهم‌ترین وظیفه» می‌باشد. این مورد، بالاترین اولویت در فهرست کارهای شما می‌باشد و تنها چیزیست که حتما باید در طول روز تکمیل شود.

[bs-quote quote=”«تنها از طریق طراحی می‌توانیم به اهدافمان برسیم که به آن ایمان داشته و دقیقاً بر اساس آن عمل کنیم. هیچ راه دیگری برای رسیدن به موفقیت وجود ندارد».

” style=”default” align=”right” color=”#3f317f” author_name=”استفن ای برنن” author_job=”نویسنده‌ی آمریکایی”][/bs-quote]

ماهیت این استراتژی ضرورت شناسایی یکMIT و تمرکز روی تکمیل آن ورای سایر کارها است. تنها پس از تکمیل این مورد می‌توانید توجه خود را به موارد دیگر متمرکز کنید. «MIT-3» رویکرد رایج دیگری از همین نوع می‌باشد. در واقع، احتمالاً رایج‌تر از رویکرد MIT واحد باشد چون افراد بیشتری قادر به اجرایش هستند.

همانطور که از اسمش مشخص است، شما سه وظیفه‌ با اولویت بالا را جهت تمرکز در طول انتخاب می‌کنید. هر اتفاق دیگری رخ بدهد باید این سه مورد را به انجام برسانید. بسته به مقدار زمانی که برای تکمیل سه MIT خود نیاز دارید، روزهایی فراخواهند رسید که در زمان کمی برنامه‌ی خود را به پایان می‌رسانید. در این صورت وقت زیادی برای کار روی سایر موارد برنامه‌ریزی شده‌ی خود خواهید داشت. همچنین احتمالاً روزهایی هم مجبور باشید جهت تکمیل سه MIT خود تا دیر وقت کار کنید.

همانند هر سیستم مدیریت وظیفه‌ای، مؤثر بودن رویکرد(MIT-3) هم در اجرای آن می‌باشد. تعریف جزئیاتش وظیفه‌ی کاربر می‌باشد.

• برای مثال، سه MIT خود را چگونه انتخاب می‌کنید؟
• آیا آنها را به هدف خاصی متصل می‌کنید و بر اساسش به آن‌ها مفاد و مفهوم می‌دهید؟
• آیا قبل از آن، مقدار زمان لازم جهت تکمیل هر کدام را تخمین می‌زنید تا مطابق با زمانبندی خود، از بیش از حد طولانی شدن آن‌ها جلوگیری کنید؟
• چگونه MITهای خود را با تقویمتان ادغام می‌کنید تا مطمئن شوید که وقت و توجه مورد نیازشان را دریافت می‌کنند؟
• چگونه یقین پیدا می‌کنید کارهای کوچک ولی مهم به موقع انجام می‌شوند؟

می‌توانید مشاهده کنید که این سیستم پایان بازی دارد. دستورالعمل‌های معدودی مشخص می‌کند، اما انعطاف پذیری قابل توجهی به لحاظ کاربریش ارائه می‌کند.

متأسفانه اگر در حال کلنجار رفتن با برنامه‌های خود هستید، این انعطاف‌پذیری می‌تواند مشکل‌ساز شود. زیرا آزادی عملی خیلی زیادی به شما می‌دهد.

اگر کارها را پشت گوش می‌اندازید، که معمولاً با حواس‌پرتی در کمین نشسته‌اید و از کمبود انگیزه رنج می‌برید، یک استراتژی مدیریت وظیفه با پایان باز راه حل خوبی نمی‌باشد.

یک سیستم ساختار یافته با قوانینی مشخص و آزادی عمل کمتر احتمالاً کارآمدتر باشد.

تمرکز روی صرفاً چند MIT روزانه ایده‌ای عملی می‌باشد. شاید بخواهید این ویژگی را با استراتژی که برای خود طراحی می‌کنید، ترکیب کنید. بنابراین همانطور که به اکتشاف چگونگی ایجاد برنامه‌ای کامل می‌پردازیم در ذهن خود نگه دارید.

 

سیستم برنامه‌ریزی شما باید مکمل جریان کاریتان باشد. باید مناسب روش به انجام رساندن کارهای شما باشد. نهایتاً سیستم مدیریت وظیفه‌ای که شما برای خود طراحی می‌کنید، باید برای شما کار کند.

نکته‌ی مهم دیگر این است که مقصود برنامه‌هایتان از فهرست کارهای اصلی شما گرفته تا فهرست‌های کار روزانه‌تان، تضمین به انجام رساندن همه‌ی کارها نمی‌باشد. بلکه مقصود آن‌ها تضمین این است که زمان و توجه محدودتان را روی مهم‌ترین کار خود متمرکز کنید.

به خاطر بسپارید، پربازده بودن به معنی مشغول نگه داشتن خود نیست، بلکه به معنی به انجام رساندن کارهای درست بر پایه‌ی اهداف کوتاه مدت و بلند مدتتان است. سرانجام هنگامی که یک سیستم مناسب را ایجاد کردید، مهمترین کاری که می‌توانید انجام دهید این است که اصول پایه‌ای را با ثبات به کار گیرید. این کار را همه روزه انجام دهید.

ثبات روغنی است که موتور را روشن نگه می‌دارد. راه حل نهایی ایجاد فهرست‌های برنامه‌ریزی است. اکنون می‌توانید برنامه‌هایی ایجاد کنید که به انجام رساندن کارهای مهم در زندگی‌تان را تضمین خواهند کرد. برنامه‌ای که متناسب با خودتان و شرایط کاری خودتان باشد.