برنامه ریزی زندگی هدفمند با هفت سیستم مشهور برنامه ریزی (بخش دوم)

در بخش قبلی به سه نمونه از سیستم‌های برنامه‌ریزی پرداخته شد، در ادامه به بخش‌های بعدی می‌پردازیم.

 

۴ » نوع چهارم برنامه‌ ریزی : استراتژی (2+3)

این سیستم برنامه‌ریزی از فرمول ساده‌ای پیروی می‌کند: سه وظیفه‌ی بزرگ و دو وظیفه‌ی کوچک.

هر روز، پنج موردی که می‌خواهید انجام دهید را انتخاب کنید(یا بهتر است که آن را شب قبل انتخاب کنید). کارهای بزرگ بین یک تا دو ساعت جهت تکمیل وقت می‌گیرند و کارهای کوچک باید 30 دقیقه یا کمتر وقت بگیرند.

احتمالاً تا الان متوجه‌ی یکی از نقاط قوت اصلی(2+3) شده‌اید. این استراتژی تعداد وظایف فهرست کارهای روزانه‌ی شما را محدود می‌کند. فقط پنج تا هستند نه بیشتر و نه کمتر.

نقطه‌ی قوت دیگر، تعریف محدوده‌ی هر کار با توجه به زمان اختصاص داده شده جهت تکمیلش می‌باشد. کارهای بزرگتر می‌توانند در کمتر از دو ساعت به پایان برسند، در حالی که کارهای کوچک باید کمتر از 30 دقیقه وقت بگیرند.(کارهایی که بیش از دو ساعت برای تکمیل زمان می‌برند معمولاً می‌توانند به کارهای کوچکتری تجزیه شوند).

استراتژی(2+3)تمرکز شما را با محدود کردن فهرست کارهایتان بهبود می‌بخشد. با تنها پنج مورد جهت انجام، حواس‌پرتی کمتری خواهید داشت. همچنین احتمالاً به خاطر تجزیه و تحلیل بیش از حد یک حالت، فلج نمی‌شوید.

به علاوه این رویکرد، جا به جایی کارها را به حداقل می‌رساند. به این خاطر که فهرست کارهایتان موارد کمتری جهت اقدام با خود همراه داشته، تمایل کمتری به جا به جا کردن آن‌ها با هم خواهید داشت. در عوض، روی یک کار واحد تمرکز خواهید کرد تا آن را به پایان رسانده یا دیگر قادر به پیش بردن آن نباشید. این کار هزینه‌های جا به جایی، یعنی کاهش بازده‌ای که از پریدن بین کارهای نامربوط نشأت می‌گیرد، را کاهش می‌دهد.

[bs-quote quote=”«برای رسیدن به بهترین‌ها نیازمند اهداف، برنامه‌ها و طرح‎های مشخصی هستید که شما را از شخصیت کنونی خود به آنچه که می‌خواهید در آینده باشید، برساند. به یک برنامه‌ی پرواز احتیاج دارید که پیش از آغاز کار و استفاده از آن در طول سفر، باید آماده‌اش کنید».

” style=”default” align=”left” color=”#1e73be” author_name=”برایان تریسی” author_avatar=”https://sookhtejet.com/wp-content/uploads/2019/07/برایان-تریسی.jpg”][/bs-quote]

ایرادهای این سیستم:

استراتژی (2+3) خالی از عیب نیست. به عنوان نمونه، هیچ اشاره‌ای به اختصاص دادن مفاد و مفهوم برای وظایف نشده است. شاید اینگونه به نظر برسد که چون فهرست شما گزینه‌های معدودی دارد، دیگر ارائه‌ی مفاد اهمیتی نداشته باشد. اما مفاد همچنان جهت اطمینان از انجام مهمترین کارهایتان در سریع‌ترین زمان ممکن کاربردی می‌باشند.

همچنین، هیچ اشاره‌ای به سرچشمه‌ی کار روزانه نشده است. آن‌ها از کجا نشأت می‌گیرند؟ چگونه شناسایی می‌شوند؟ آیا از فهرست کارهای جامعی انتخاب شده یا در ابتدای هر روز آن‌ها را با تخلیه‌ی مغزی بیرون می‌ریزید؟ این سؤالات جواب‌های مشخصی ندارند.

طرف منفی دیگر این سیستم کمبود انعطاف‌پذیری آن است. این سیستم صلب می‌باشد. انطباق پیدا نمی‌کند. مثلاً فرض کنید فردا روز خیلی خوبی برای تکمیل فهرست بلندی از کارهای کوچک است. هر مورد تنها چند دقیقه جهت انجام زمان خواهد برد. باید قبض‌ها را پرداخت کنید، قرار دندانپزشکی تنظیم کنید، به یک دوست ایمیل بزنید و… استراتژی (2+3) اجازه‌ی داشتن همچنین روزی را نمی‌دهد. شما تنها می‌توانید دو وظیفه‌ی کوچک جهت انجام انتخاب کنید.

اما بهترین راه برای انجام این استراتژی اینگونه است…

 

۵ » نوع پنجم برنامه ریزی: قانون 5-3-1

قانون 5-3-1 نسخه‌ی تعمیم یافته‌ای از استراتژی 2+3 که در قسمت بالا توضیح داده‌ شد، است. اینجا شما یک وظیفه‌ی بزرگ، سه وظیفه‌ی متوسط و پنج وظیفه‌ی کوچک، در طول روز جهت انجام دارید. در حالی که استراتژی 2+3 تمرکز شما را روی پنج وظیفه، محدود می‌کند، قانون 5-3-1 این عدد را به نُه مورد گسترش می‌دهد.

اولین مزیت این رویکرد این است که به شما انعطاف پذیری بیشتری نسبت به استراتژی 2+3 می‌دهد. نه تنها هر روز اجازه‌ی انتخاب موارد بیشتری جهت انجام رساندن می‌دهد(نُه در مقابل پنج)، بلکه سه نوع طبقه‌بندی در مقابل تنها دو نوع ارائه می‌دهد. گنجاندن کارهای(اندازه‌ی متوسط) مفید است، چرا که به شما اجازه‌ی مدیریت بهتر تقویمتان را می‌دهد.

برای نمونه، فرض کنید وظیفه‌ای دارید که می‌دانید جهت تکمیلش 45 دقیقه زمان نیاز خواهید داشت. در استراتژی2+3 این مورد خارج از تعریف یک کار بزرگ می‌باشد(کار بزرگ بین یک الی دو ساعت زمان می‌برد). همچنین خارج از تعریف کار کوچک نیز می‌باشد(کار کوچک بین 30 دقیقه یا کمتر زمان می‌برد). قانون (5-3-1)برای چنین مواردی جایگاهی در نظر گرفته است..

مزیت دیگر این سیستم تشویق شما جهت تمرکز روی کارهای با ارزش بالا می‎باشد و در این مورد، اشتراکات زیادی با استراتژی 2+3 دارد؛ زیرا در تعداد مواردی که می‌توانید وارد فهرست خود کنید، محدودیت داشته و بنابراین تمایل به وارد کردن اولویت‌های بالاتر را خواهید داشت.

مزیت سوم این است که قربانی خوش بینی بیش از حد نمی‌شوید. اینگونه تفکر بسیار رایج است که می‌توانیم بیش از حد ممکن در طول روز کار انجام دهیم. بنابراین فهرست‌های خود را با تعداد زیادی کار پُر می‌کنیم، اکثر آن‌ها هیچ وقت به انجام نمی‌رسند. با محدود کردن تعداد وظایف به نُه عدد، قانون 5-3-1 آن مشکل را حل می‌کند.

ایرادات این سیستم:

همانطور که احتمالاً حدس زده‌اید، قانون 5-3-1 از ایرادات مشابهی با استراتژی 2+3 رنج می‌برد. اول، هیچ اشاره‌ای به ارائه‌ی مفاد برای وظایف نشده است. دوم، هیچ اشاره‌ای به فهرست اصلی که نُه وظیفه‌ی روزانه از آن انتخاب می‌شوند، نشده است و سوم، این رویکرد اجازه‌ی بکارگیری فهرست کار دسته‌بندی را نمی‌دهد.

بخش مهمی از یک استراتژی مدیریت وظیفه‌ی درست است. قانون 5-3-1 می‌تواند با انجام اندکی اصلاحات تبدیل به سیستم برنامه‌ریزی مؤثری شود.

 

برای آشنایی با سایر روش‌های برنامه‌ریزی قسمت سوم این سری مقاله را مطالعه کنید