برنامه ریزی زندگی هدفمند با هفت سیستم مشهور برنامه ریزی (بخش اول)

روش‌های زیادی برای ایجاد یک برنامه ریزی برای زندگی مؤثر وجود دارد.شاید از قبل با بعضی از آن‌ها آشنا باشید و اما مابقی احتمالاً برای شما تازه هستند. در این سری مقاله‌  سه قسمتی میخواهیم همه‌ی سیستم های برنامه ریزی که وجود دارد را به شما معرفی کنیم البته هدف فقط معرفی سیستم‌ها نیست،بلکه هدف ارائه‌ی یک دید کلی از چندین سیستم می‌باشد تا بتوانید ویژگی‌های انگیزشی منحصر به فرد خودتان را شناسایی کنید.

هفت سیستم برنامه ریزی زندگی و کارها
که همین امروز می‌توانید استفاده کنید

۱ » نوع اول برنامه‌ ریزی زندگی : فهرست فراگیر

هیچ چیز مطبوعی درباره‌ی این استراتژی وجود ندارد.ذهن شما به صورت پایه روی این استراتژی تنظیم شده است.همه‌ی کارهایی که به ذهنتان می‌رسد را روی یک فهرست می‌نویسید.می‌توانید همین حالا هم ایرادات بالفطره‌ی این رویکرد را ملاحظه کنید.

• اول: برنامه‌ی شما بسیار طولانی خواهد شد،اگر هر روز کارهای جدیدی به آن اضافه می‌کنید،احتمال کمی وجود دارد که زمانی بتوانید از پسش بربیایید.
• دوم: گزینه‌های زیادی خواهید داشت.این موضوع توانایی تصمیم‌گیری شما را تضعیف خواهد کرد.با داشتن فهرست بلندی از انتخاب‌ها،به احتمال زیاد به علت تردید در تصمیم‌گیری از کار می‌افتید تا اینکه عملی انجام دهید.
• سوم: برنامه‌ی شما تنوع بیش از اندازه خواهد داشت.کارهای سه دقیقه‌ای در کنار کارهای با اولویت بالا فهرست می‌شوند.در انتها شما زمان خود را بر روی مواردی صرف خواهید کرد که نیازی به توجه فوری شما ندارند.

ایرادات دیگری با رویکرد برنامه‌ریزی«فرآگیر و کلی»برای مدیریت وظیفه وجود دارد.این استراتژی جای کار زیادی برای به حد مطلوب رسیدن دارد.

بهتر است به این نکته اشاره کنیم که تخلیه‌ی مغزی کردن،قدم مهمی به سوی ایجاد یک برنامه‌ی مؤثر می‌باشد.اما این قدم اول است.پس از آنکه تمام کارهایی که به ذهنتان می‌رسد را نوشتید،باید آن‌ها را طبق اهمیت،اولویت،مفاد و اِلِمان‌های دیگرشان سازماندهی کنید.

همینقدر کافی است که بدانیم انجام تخلیه‌ی مغزی و کار از روی یک فهرست جامع،ایده‌ی افتضاحی باشد،احتمال دارد همانطور که کارها را تکمیل کرده و از فهرست خود خط می‌زنید احساس بهره‌وری داشته باشید.اما در واقعیت،وظایف آسان و کم اهمیتی که کمترین زمان برای تکمیل نیاز دارند را انتخاب کرده و موارد مهم را نامشخص رها می‌کنید.

 چنین رویکردی بسیار محبوب است.ولی محبوبیتش به علت اثربخشی آن نیست،بالعکس،محبوبیت آن به علت دریافت آموزش توسط اکثر افراد درباره‌ی شیوه‌ی درست طراحی یک سیستم مدیریت وظیفه‌ی اصولی است.

قصد من از بیان این استراتژی در ابتدا برجسته کردن نقص‌های آن بود.سیستم های برنامه‌ریزی دیگر هم نقص‌هایی دارند.اما آن‌ها کمتر به موفقیت بلندمدت شما آسیب می‌رسانند.

۲ » نوع دوم برنامه ریزی : فهرست «وظیفه+تاریخ شروع+سررسید»

نقطه‌ی قوت این قالب برنامه‌ریزی در سادگی آن است.همچنین یکی از مهم‌ترین اِلِمان‌های یک سیستم مدیریت وظیفه‌ی مؤثر را معرفی می‌کند:سررسیدها.

بیشتر برنامه‌ها از کمبود سررسیدهای واقعی رنج می‌برند.ممکن است فرد ذهنیت مبهمی راجع به آخرین زمان به انجام رساندن یک وظیفه‌ی خاصی داشته باشد،ولی در تعیین یک موعد مقرر اصولی برای آن بی‌توجهی می‌کند.

این اشتباه بزرگی است.سررسیدها به این دلیل اهمیت دارند که ما را به عمل برمی‌انگیزند. قبلا به طور کامل در مورد قدرت سررسیدها یا همان ضرب الاجل ها صحبت کردیم همچنین به ما کمک می‌کنند تا زمان محدودمان را در بین پروژه‌ها و کارهای خود تقسیم کنیم.

در نظر داشته باشید که سررسیدهای ما واقع‌بینانه هستند و با ایجاد اولویت برای موارد برنامه‌ریزی شده‌ی ما،بازدهی‌مان را افزایش می‌دهند.نه تنها کارهای بیشتری به انجام می‌رسانیم،بلکه بیشتر کارهای درست را به انجام می‌رسانیم.

این رویکرد برنامه‌ریزی،همچنین ویژگی مهم دیگری را نیز معرفی می‌کند:تاریخ‌های شروع.به جای رها کردن شما با فهرست بلند بالایی از کارها و موعدهای مقررشان،این رویکرد تاریخ شروع آن‌ها را هم فراهم می‌کند.این ویژگی بیش از آنچه به نظر می‌رسد کاربرد دارد.تاریخ شروع با خود دو مزیت مهم همراه دارد:

• اول: به شما اجازه می‌دهد روی وظایف کمتری تمرکز کنید.می‌توانید توجه خود را به کارهای در حال پیشرفت یا آن‌هایی که باید امروز شروع شوند اختصاص دهید و آن‌هایی که در روزهای آتی شروع می‌شوند را نادیده بگیرید.
• دوم: احتمال انداختن کارها به دقیقه‌ی نود کم می‌شود.تاریخ‌های شروع را برمی‌انگیزد که وظایفتان را به اندازه‌ی کافی زود انجام داده تا به سررسیدهای مربوطه دست یابید.

در مقابل،نحوه‌ی استفاده‌ی اکثر افراد از فهرست‌هایشان را مد نظر بگیرید.آن‌ها بدون دانستن فوریت کارها،آن‌ها را جهت به انجام رساندن انتخاب می‌کنند.بدون تاریخ شروع و سررسید برای بررسی تصمیمشان، آن‌ها کارهای برنامه‌ریزی شده را به طور تصادفی انجام می‌دهند.

این موضوع می‌تواند بازده‌ی شما را نابود کند.سرانجام،به احتمال زیاد از کار بر روی وظایف اشتباه در زمان اشتباه سردرمی‌آورید. این سیستم برنامه‌ریزی از بسیاری جهات کامل نمی‌باشد.در واقع ایرادات بزرگی با خود دارد.اما از فهرست فراگیر و کلی که در شماره‌ی یک به آن پرداختیم،بهتر است.

۳ » نوع سوم برنامه ریزی : فهرست دوگانه‌ی کارها: فهرست اصلی کارها+فهرست روزانه‌ی کارها

این رویکرد،ترکیب بسیار مؤثری در ایجاد برنامه‌ها می‌باشد.رویکرد فوق‌ در برگیرنده‌ی دو فهرست متمایز می‌باشد:فهرست اصلی شما و فهرست روزانه‌ی شما.

همانند دو سیستم قبلی که توضیح آن داده شد،این سیستم نیز فاصله‌ی زیادی تا حد مطلوب دارد.هر چند این حقیقت که تمایزی بین فهرست«تخلیه‌ی مغزی»شما و فهرست روزانه‌ی شما قائل می‌شود،بیان آن را ارزشمند می‌کند.

خلاصه‌ی این فهرست.

فهرست اطمینان نقش انباری از همه‌ی کارهایی که به ذهنتان می‌رسد را بازی می‌کند.جایی که همه‌ی موارد را ثبت می‌کنید،بدون توجه به اولولیت،موعد مقرر،زمان مورد نیاز برای تکمیل و پروژه‌ی وابسته به آن‌ها.

• آیا می‌خواهید به یک پیمانکار سقف زنگ بزنید تا برآوردی از سقف جدید برای خانه‌ی خود به دست آورید؟در فهرست اصلی خود بنویسید.
• نیاز به تعویض گیربوکس کامیون خود دارید؟ اینجا جایی است که آن را ثبت می‌کنید.
• آیا برنامه‌ای برای تحقیق درباره‌ی سهام دارید؟ آن را بنویسید.

شما هیچ وقت فهرست اصلی‌تان را به پایان نمی‌رسانید. در واقع، احتمالاً با گذر زمان رشد خواهد کرد. این برای گروهی که از آن استفاده می‌کنند، ایرادی ندارد. هدف این فهرست جمع‌آوری وظایف پُرتعدادی که در سرتان این طرف و آن طرف می‌روند و نجات شما از تلاش برای به خاطر سپردن آن‌ها می‌باشد.

درباره‌ی فهرست روزانه چه؟ همانطور که از اسمش مشخص است، فهرستی است که در طور روز از روی آن کار انجام می‌دهید. در طور روز این فهرست را در کنار خود نگه داشته و در فواصل معینی مرور می‌کنید تا پیشرفت خود را بسنجید.

محدوده‌ی فهرست روزانه به کارهایی که می‌خواهید تا پایان روز تکمیل شوند، خلاصه می‌شود. طرز کار دو فهرست در کنار هم بدین صورت می‌باشد: شب‌ها، فهرست اصلی خود را مرور می‌کنید. به دنبال کارهایی که سررسیدشان نزدیک است یا آن‌هایی که برای پیش بردن سایر امور لازم به انجام شدن هستند می‌گردید. زمانی که این موارد برنامه‌ریزی شده را پیدا کردید، تعدادی را انتخاب کرده و آن‌ها را به فهرست روزانه‌ی روز بعد انتقال می‌دهید.

همچنین می‌توانید فهرست اصلی خود را به جای هر شب، هر چند روز یکبار مرور کنید. این امر مستلزم برنامه‌ریزی فهرست‌های روزانه از چند روز قبل می‌باشد. مزیت مهمش این است که هر وظیفه موعد مقرر دارد، به علاوه یادداشت‌هایی که اولویت، مفاد و زمان مورد نیاز برای تکمیلش را مشخص می‌کند، به همراه دارد.

متأسفانه افراد کمی که این سیستم برنامه‌ریزی را به کار می‌گیرند به آن حد دست پیدا می‌کنند. آن‌ها میانبر می‌زنند و سرانجام با همان مشکلاتی که در سیستم‌های دیگر دیده شد درگیر می‌شوند: فهرست‌هایی که آنقدر رشد می‌کنند تا به نقطه‌ای برسند که روی هم انباشته می‌شوند؛ وظایفی که هر روز به روز بعد موکول می‌شوند و زمان باارزشی که روی کارهای کم اهمیت به هدر رفته است.

در بخش بعدی به ادامه‌ی سیستم‌ها خواهیم پرداخت.

قسمت دوم