بدون شک، تصمیم گیری  قسمت بزرگی کیفیت نتایج یک شرکت، مجموعه یا دستآوردهای فردی را تشکیل می‌دهد.

درواقع تصمیم گیری مرحله ای بنیادی است که تمام یک سازمان یا مجموعه را دربر می گیرد و مناسب یا نامناسب بودن  آن ممکن است بر سرنوشت یک سازمان، شرکت یا حتی یک گروه چند نفره که به فعالیتی مشغول اند تاثیر زیادی بگذارد.

زندگی، جمع نتایج تصمیم های روزانه ماست.
آلبرت کامو

اما زمانی که دایره‌ی تصمیمات گسترده است یکی از بهترین پیشنهادهای استراتژیک، استفاده از تحلیل SWOT است.

تحلیل SWOT از چهار حرف انگلیسی SوW,O,T  تشکیل‌شده است. هرکدام از این چهار حرف معرف چهار مؤلفه‌ی نقاط قوت(S)، نقاط ضعف(W)، فرصت‌ها(O) و تهدیدها(T) هستند.

درواقع SWOT یک چارچوب تحلیلی است که به شما به‌عنوان یک تصمیم‌گیرنده کمک می‌کند تا بر بزرگ‌ترین چالش‌ها غلبه کرده و راهکارهای جدیدی ارائه کنید؛ مهم نیست چقدر تصمیم گیری دشواری در پیش دارید، به کمک تحلیل SWOT خیلی ساده و روان آنها را تحلیل میکنید و بهترین تصمیم را اتخاذ میکنید.

گرچه از زمان ابداع این تحلیل، دهه‌ی 60 میلادی، تا کنون از این روش تحلیلی در حوزه‌های زیادی از سیاست‌گذاری‌های اجتماعی و اقتصادی دولت‌ها گرفته تا برنامه‌ریزی‌های انجمن‌های مردم‌نهاد یا NGO ها بکار رفته است ولی تمرکز این مقاله بر کاربرد تحلیل SWOT در کسب‌وکار (و حتی زندگی روزمره) است.

درزمینه های تجاری، تحلیل SWOT به سازمان‌ها این قدرت را می‌دهد تا که عوامل مؤثر داخل سازمانی و خارج سازمانی را شناسایی کنند. در حقیقت، کاربرد اصلی تحلیل SWOT این است که به‌تمامی عوامل دخیل در تصمیم‌گیری‌ها احاطه داشته باشند.

حال سؤال این است که چه زمانی می‌توان از این تحلیل استفاده کرد؟

«تحلیل SWOT به‌صورت بنیادی باید در برنامه‌ریزی‌های استراتژیکی مورداستفاده قرار گیرد»

برای آنکه قدرت تحلیل SWOT بدانید، توصیه اندرو شارج، بنیان‌گذار و مدیرعامل Money Crashers را بخوانید :

«برخی از صاحبان کسب و کارهای کوچک به‌ واسطه‌ی عدم آگاهی از تحلیل SWOT، همواره با روش‌هایی غیر قاعده‌مند به تصمیمات مهم و راهبردی نگاه می‌کنند؛ غافل از اینکه با صرف زمانی نه‌چندان زیاد و استفاده از روش‌های قاعده‌مندی مانند تحلیل SWOT می‌توانند راه‌های بهتری برای گسترش و سرمایه‌گذاری بیابند و مؤثرتر به اصلاح نقاط ضعف خود بپردازند»

نکته‌ی مهم دیگری که در اجرای تحلیل SWOT وجود دارد این است که این تحلیل به‌هیچ‌وجه نباید صرفا در سطوح بالای مدیریتی میان سهامداران، سرمایه‌گذاران و مدیران ارشد مطرح شود و تحلیلی جامع تر و کاربردی تر است که تمام اعضای یک سازمان با درجات مختلف قدرت و تصمیم گیری را در تحلیل SWOT دخیل کند.

آقای شان والش، مدیرعامل شرکت مشاوره ی Paradigm computer Consulting بر این عقیده است که  «تحلیل SWOT با تکیه ‌بر خرد جمعی می‌تواند  نقاط کور را در هر سازمانی مشخص کند.»

منظور از «نقاط کور» به حوزه‌هایی از یک کسب‌وکار مربوط می‌شود که معمولاً از چشم صاحبان، مدیران و کارکنان جز دور می‌ماند و در میزان اعتبار و طول عمر یک سازمان نقش حیاتی بازی می‌کنند.

 

اجزای تحلیل SWOT

همانظور که قبلا اشاره شد تحلیل SWOT بر چهار پارامتر کلیدی نقاط قدرت، نقاط ضعف، فرصت‌ها و تهدیدها تکیه دارد. برای برداشتن قدم ابتدایی، باید میز کار یا تخته سفید مقابل رویتان را به چهار مربع تقسیم کنید.

• عوامل درون سازمانی (S و W)

دو حرف اول تحلیل SWOT حرف های S و W هستند که به ترتیب حروف ابتدایی Strengths (نقاط قوت) و Weaknesses (نقاط ضعف) هستند. این عوامل، که به آن‌ها عوامل درون‌سازمانی می‌گویند به معنای منابع و تجربیاتی است که در دسترس شماست.

در زیر فهرست عوامل درون سازمانی را مشاهده می کنید :

• منابع مالی : سرمایه‌ی در دسترس، منابع درآمدی و فرصت‌های سرمایه‌گذاری
• منابع فیزیکی: تجهیزات ، امکانات و مکان فیزیکی انجام کار و فعالیت اقتصادی
• منابع انسانی: کارکنان، داوطلبان و جامعه‌ی هدف (که مشتریان بالقوه محسوب می‌شوند)
• دسترسی: میزان دسترسی به منابع طبیعی موردنیاز، علائم تجاری، حق الثبت ها
• منابع نرم افزاری: شرح وظایف، چارت های سازمانی و سیستم های نرم افزاری

به عقیده‌ی میشل ویس، استاد کسب‌وکار در دانشگاه هارتفورت آمریکا :

«اولین گام در تحلیل SWOT
بررسی دقیق دو عامل ابتدایی یعنی نقاط قوت و نقاط ضعف هستند.
زیرا بدون ارزیابی عوامل داخلی، نمی‌توان به کنترل
و استفاده ی بهینه از عوامل خارجی پرداخت.»

 

• عوامل برون سازمانی (O و T)

عوامل خارجی که شامل  Opportunities  (فرصت‌ها)  وThreats (تهدیدها) می‌شوند، نیز مانند عوامل داخلی بر تمام سازمان تاثیرگذار هستند ولی تفاوت آنها در اینجاست که اغلب تشخیص این عوامل دشوار است زیرا بطور غیر مستقیم  و نامرئی به فرصت‌ها و تهدیدها مرتبط می‌شوند و دیگر اینکه این عوامل تا حد زیادی خارج از کنترل یک کسب‌وکار یا سازمان هستند.

فهرست عوامل برون سازمانی :

• الگوهای بازار : کالاها و فن آوری های جدید و تغییرات معنادار در نیاز مشتریان و یا ورود و خروج رقبا
• الگوهای اقتصادی: که شامل روندهای اقتصادی، مالی و پولی در شرایط محیطی ، ملی و بین المللی می‌شود
• جمعیت شناسی : که به مؤلفه های سنی، نژادی ، جنسی و فرهنگ عمومی بازار هدف باز می گردد
• روابط : روابطی که با توزیع کنندگان و عرضه کنندگان و شرکای تجاری وجود دارد
• قوانین و مقررات : که شامل قوانین حقوقی و ضوابط اقتصادی مؤثر بر هر کسب‌وکاری می‌شود.

 

نتیجه گیری در تحلیل SWOT

 پس از اِتمام تحلیل SWOT و پر کردن چهار مربع کلیدی، مهمترین کار این است که بر اساس نتایج جمع آوری شده به اهرم کردم نقاط قوت و فرصت‌ها برای مبارزه با نقاط ضعف و تهدیدها بپردازیم.

در اینجا برای درک بهتر تحلیل SWOT به یک نمونه ی واقعی تحلیل SWOT در شرکت Scholefield می پردازیم. شرکتی متشکل از چند وکیل و حقوقدان که به ارایه ی خدمات حقوقی و مشاوره ای مرتبط با فعالیت های ساختمانی مشغول است.

 

S یا نقاط قوت کدامند؟
یک شرکت حقوقی مرتبط با قوانین ساخت و ساز به همراه پرسنلی که هم درزمینهٔ های حقوقی درس خوانده اند و هم از اطلاعات کافی در امور مهندسی و قراداد های ساخت و ساز مطلع اند.

تجربه ی زیاد پرسنل بارزارین نقطه ی قوت شرکت محسوب می‌شود. همچنین تعداد محدود کارکنان (جمعا سه نفر) قابلیت تغییر و تطبیق سریع را به گروه داده است.

W یا نقاط ضعف کدامند؟
تا بحال هیچکدام از کارکنان نقش میانجی را در مناقشات حقوقی مرتبط با عوامل دخیل در ساخت و سازها ایفا نکرده اند و هیچکدام دوره های مرتبط با میانجیگری را به‌صورت رسمی نگذرانده اند.

O یا فرصت‌ها کدامند؟
بیشتر قراردادهای تجاری در امر ساخت و ساز به یک شرکت حقوقی که نقش میانجی را در مناقشات ایفا کند احتیاج دارد ولی با وجود میانجی های زیاد در بازار فعلی، تنها عده ی کمی تجربه ی عملی در صنعت ساخت و ساز دارند.

برای مناقشات کوچک، میانجی ها (وکلای متخصص در امر میانجی گری) به‌صورت فردی و غیرتیمی کار می‌کنند ولی شرکت Scholefield می‌تواند پیشنهاد میانجی گری را به‌صورت گروهی از وکلا برای حل و فصل مناقشات بدهد.

T یا تهدیدها کدامند؟
همه ی شرکت های حقوقی می‌توانند پس از گذراندن دوره های تخصصی در نقش میانجی ظاهر شوند، از طرفی دیگر، بیشتر مشتریان بالقوه احساسی منفی نسبت به شرکت های حقوقی میانجی گر دارند، زیرا بر طبق تحقیقات اکثر آنها گمان می‌کنند میانجی ها بیشتر از اینکه به درک صحیح مسائل و منافع موکلین خود توجه کنند، به حل و فصل کردن سریع مناقشات و دریافت مبالغ قید شده در قرار داد متمایل هستند.

نتیجه گیری استراتژیک :

پرسنل باید در دوره های تخصصی و رسمی میانجی گری های حقوقی برای از میان برداشتن نقاط ضعف شرکت کنند. همچنین باید حوزه ی کاری دیگری با تکیه بر دو زمینه ی قوانین ساخت و ساز و میانجی گری حقوقی برای شرکت حقوقی صنعت ساختمان Scholefield ایجاد شود تا مشتریان و موکلین فعلی را در مورد این خدمت جدید آگاه کند و تبلیغات در این زمینه جهت دار شود.

همانطور که مشاهده میکنید، با تحلیل کسب و کار Scholefield مشخص شد چطور فرصت ها میتوانند تبدیل به نقاط قوت شوند، تهدید ها برطرف شوند و نقاط ضعف پوشش داده شوند.

همین منوال را میتوانید برای تصمیم های فردی اتخاذ کنید؛
کافیست هر گزینه ای که در برابرتان است را انتخاب کنید و راجع به نقاط قوت، ضعف، تهدید و فرصت های آن فکر کنید و بر روی چهارراه SWOT آنرا ثبت کنید. با این کار شما میتوانید در یک تصویر تمام جوانب یک تصمیم را مشاهده و تحلیل کنید.

 

کلام آخر اینکه… هیچوقت از اندازه گیری سرعت تغییرات غافل نشوید !
نکته ی پایانی این است که هیچگاه نباید به یک تحلیل SWOT، حتی اگر بطور جامع و کامل طراحی شده باشد، برای مدتی طولانی بسنده کنید زیرا بعید است که شرایط کسب و کار شما بویژه در رابطه با عوامل برون سازمانی همواره ثابت باقی بماند.

به همین خاطر بهتر است برای تحلیل های SWOT خود بازه ی زمانی مشخصی را بسته به سرعت تغییراتی که در کسب و کارتان با آن مواجه اید تعیین کرده و پس از ایجاد تغییرات مطلوب و یا اتمام این بازه ها تحلیل های خود را بروز یا تغییر دهید.

اگر به این موضوع علاقه مند هستید، توصیه میکنیم مطالب زیر را حتما بخوانید :

• تصمیم های اشتباه مدیران بزرگ ترین شرکت های دنیا (و تجربه هایی ناب برای کارآفرینان)
• دو تکنیک برای اینکه به سرعت برق و باد در شغل تان موفق شوید
• تصمیم گیری چند معیاره به زبان ساده (روشی برای گرفتن بهترین تصمیم منطقی فردی یا تیمی)
• چرا مدیران برتر راجع به مدیریت میمون ها در محل کار صحبت میکنند؟