چرا مدیران موفق دنیا همیشه از یک چک لیست استفاده میکنند؟

چک لیست در مدیریت، مجموعه‌ای جامع از پاسخ‌های کاربردی به چالش‌های روزمره کسب و کار است.هر چک لیست، شامل تفکرات رایج و بهترین روی ‌آوری‌های مدیریتی است. چک لیست مدیریت، برگرفته از انستیتو مدیریت چارترد ( یکی از بزرگترین سازمان‌های مدیریتی اروپا) است و هدف از آن، پاسخ دادن به پرسش‌هایی است که شما به عنوان یک مدیر به طور روزانه در کار با آن‌ها رو به رو هستید.

اینگونه چک لیست‌ها مسیرهایی گام به گام در نیل به موفقیت هستند. هر چک لیست شامل مجموعه‌ای از نظرات اندیشمندان، بایدها و نبایدها، امتیازها و عیب‌هایی است که در مسیر ممکن است برای افراد پیش آید.

اغلب افراد بدون داشتن سابقه‌ی قبلی در مدیریت و به دلیل داشتن عملکرد خوب در حرفه‌ی خاصی به عنوان مسئول عده‌ای انتخاب می‌شوند. به عنوان مثال برخی در طراحی و بعضی دیگر در تولید و یا در فروش، عملکرد خوبی داشته‌اند. بنابراین هنگام انتخاب مسئول طراحی، مسئول تولید و مسئول فروش، هر سه نفر در اولویت قرار می‌گیرند و احتمالاً به عنوان مدیر در زمینه‌ای مذکور انتخاب می‌شوند.

از آن پس مهارت‌های شخصی افراد در طراحی، تولید و یا فروش مهم‌ترین عوامل موفقیت نیستند؛ توفیق افراد بستگی به حد توانایشان در ایجاد شرایطی دارد که تحت آن شرایط کارکنان تحت امر، مهم‌ترین عملکرد را داشته باشند.

انجام این کار جدید را چگونه باید یاد گرفت؟
مهارت‌های مورد نیاز و جدید را چگونه باید به دست آورد؟

طرز تلقی معمول در بسیاری از سازمان‌ها این است که فرد، مدیر به دنیا می‌آید نه این که برای مدیریت پرورش می‌یابد. بر حسب این نظر اگر شخصی در انجام کار بخصوصی موفق است، در اداره کردن افرادی که کار را انجام می‌دهند، مشکلی نخواهد داشت.

بنابراین برای نقش جدید خود آموزش نمی‌بیند و مدیران ممکن است دستورالعمل‌هایی را راجع به نحوه‌ی نامه‌نگاری اداری مطالبه کنند یا گاهی اوقات از دیگران بخواهند در موارد خاصی مثل طرح‌های ایجاد انگیزه یا کاربرد تکنولوژی جدید، آنان را راهنمایی کنند، ولی با توجه به تمام جوانب امر از وظایف روزانه مدیریت چیزهای زیادی باقی می‌مانند که باید از طریق تجربه فرا گرفت.

بنابراین اغلب مدیران یکباره وارد میدان می‌شوند. برخی با موفقیت و بعضی با شکست روبرو می‌شوند. موفق‌ترین مدیران کسانی هستند که در اوایل کار متوجه می‌شوند باید بعضی چیزها را یاد بگیرند، اگر چه این امر به طور طبیعی اتفاق نمی‌افتد. آن‌ها اوقاتی را برای فکر کردن راجع به انواع فعالیت‌های مختلفی که در روز برای سرپرستی کار دیگران با آن‌ها درگیرند، صرف خواهند کرد.

یکی از ابزارهای اعمال و نظارت مدیریت بدون توجه به آنکه مدیر تازه کار است یا با تجربه است، استفاده از چک لیست است.

چک لیست سه راهکار به مدیران پیشنهاد می‌دهد:

  • 1- حذف کردن برخی وظایف
  • 2- کار کردن با کارایی بیشتر
  • 3- برنامه‌ریزی برای استفاده از وقت

چک لیست به مدیران این امکان را می‌دهد که اوضاع را در کنترل خود داشته باشند.«کنترل» اساس کار مدیر است. البته آنچه مدیران کنترل می‌کنند، افراد نیستند بلکه پروژه‌ها، منابع، وقایع و فعالیت‌های هستند که افراد درگیر آن هستند.

برای مثال یک خلبان برای سالم رساندن هواپیما به مقصد تعیین شده، مرتب به علائم هشدار دهنده و شرایط بیرون هواپیما توجه می‌کند تا اقدام مناسب را در صورت لزوم انجام دهد.

بنابراین یک مدیر برای کنترل کردن اوضاع باید موارد زیر را مد نظر داشته باشد:

  • 1- برنامه‌ای داشته باشد که در آن اهداف، استانداردها و زمان‌های پایان هر مرحله مشخص شده باشد.
  • 2- کار گروهی خود را کنترل کند و از «بازخورد» برای پی بردن به چگونگی پیشرفت کار استفاده کند.
  • 3- وضعیت انجام کار را با آنچه برای حصول برنامه باید انجام شود، مقایسه کند.
  • 4- مواردی را که در آن کارایی کمتر از استاندارد است یا فرصت‌های جدید پیش آمده را تشخیص دهد.
  • 5- برای جبران کاستی‌ها یا استفاده از فرصت‌های جدید اقدام کند.

از موضوع‌های دیگر که می‌توان در آن تأمل کرد و مدیران باید به آن توجه کافی کنند، رعایت برنامه‌ریزی در چک لیست است.

برنامه‌ریزی می‌تواند شامل مراحل زیر باشد.

  • * کارها باید چگونه انجام شوند؟
  • * بدون اینکه اقدامی صورت گیرد چگونه ممکن است کارها انجام شوند؟
  • * چه باید کرد تا آینده را آن طور که مد نظر است، ساخت؟

مدیران ارشد سازمان‌ها باید برای چند سال آینده برنامه‌ریزی کنند. مثلاً راجع به نحوه‌ی ارائه‌ی خدمات راه‌های تازه به دست آوردن منابع و راه‌های جدید ساختار سازمان فکر کنند و اما اغلب افق‌های کوتاه‌تری را در نظر دارند و برنامه‌های مدیریتی آن‌ها برای چند ماه یا حداکثر یک یا دو سال آینده و غالب برنامه‌های مدیران ارشد و با توجه به محدودیت‌ها، اهداف، نیروی انسانی، زمان و بودجه صورت می‌گیرد.

این را هم توصیه میکنم با توجه به شرایط  اکنون بخوانید:‌ چطور در موقع بحران کسب و کار مان را مدیریت کنیم؟

» یک برنامه دارای سه جنبه‌ی اصلی است:

1- اهداف: کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت و همچنین نتایجی که باید حاصل شود.

2- اجرای برنامه: چگونه باید افراد و منابع را در زمینه‌ی فعالیت‌های مربوطه و در دوره‌های زمانی مناسب برای رسیدن به اهداف، هماهنگ کرد؟.

3- ارزیابی: پیشرفت کار چگونه باید باشد تا اگر امور آن طور که برنامه‌ریزی شده پیش نرود، در قسمت اهداف و اجرای برنامه‌ریزی اصلاحاتی به عمل آید.

البته یک مدیر موفق به طور مداوم ولی غیر رسمی کارکنان خود را هر روز یا هر هفته و طی سال ارزیابی می‌کند. بدون این ارزیابی غیر رسمی، نمی‌توان از نحوه‌ی پیشرفت کار، طبق برنامه اطمینان حاصل کرد.

ارزیابی رسمی سالانه به مدیران و کارکنان آنان فرصت‌های متفاوتی را می‌دهد. اینگونه ارزیابی به مدیران اجازه می‌دهد به ماه‌های قبل برگشته و به ارزیابی‌هایی که انجام داده‌اند، توجه کنند.

«بیشتر افراد، هرگز روش مدیریت و برنامه‌ریزی مجدد الگوهای محدود خود را نیاموخته‌اند. آن‌ها در خدمت ذهن خویش هستند، در صورتی که باید ذهنشان در خدمت آن‌ها باشد».

آدام خو نویسنده‌ی آمریکایی

به طور کلی یک چک لیست می‌تواند اطلاعات زیر را برای مدیران فراهم کند:

  • انواع مهارت‌ها و وظایف مختلف شغل مدیریت را به فرد مدیر یادآوری می‌کند.
  • – در شناخت مشکلاتی که ممکن است در هر کدام از آن زمینه‌ها فرد مدیر با آن مواجه شود، به او یاری رساند.
  • عوامل مهمی را که در هر زمینه‌ای باید به خاطر داشت، روشن سازد.
  • راه‌های اصلی حرکت در هر زمینه و در صورت لزوم فایده‌ها و ضررهای هر راه را مشخص کند.
  • – برای حل مشکلات عادی مدیریت، راه حل‌های عملی ارائه می‌کند.
  • – در هر جنبه از کار مدیریت به فرد مدیر کمک می‌کند که به طور سیستماتیک و صحیح عمل کند.
  • – روش‌هایی را ارائه می‌دهد که با توجه به آن‌ها فرد مدیر می‌تواند درباره‌ی تجارب خود با سایر مدیران بحث کند.
  • – به مدیران انگیزه می‌دهد چک لیست‌هایی را که نیاز دارند، خودشان تهیه کنند.

جانِ کلام ما…

چک لیست‌ها راهنمای بسیار خوبی برای حرکت از مرحله‌ی تجزیه و تحلیل تا مرحله‌ی اقدام عملی خواهند بود و به مدیران کمک می‌کند تا بهترین مدیریت را از خود نشان دهند و سازمان خود را با یک مدیریت قوی به اهداف تعیین شده برسانند.


در همین زمینه بیشتر بخوانید:

2 نفر دیدگاه شان را با ما در میان گذاشتید، نفر بعدی شما هستید :
  1. جليل ابراهيم زاده می گوید

    باتشکر از ارایه مطالب خوب در صورت توافق نمونه چک لیتی از مدیریت های مختلف مالی و بازرگانی ارایه کنید و بحث کاربردی هم ارایه شود تشکر میکنم

  2. Behzad Sharifi می گوید

    با سلام

    ممنونم بابت تهیه و اشتراک گذاری این مطلب

دیدگاه تان را ارسال کنید

دیدگاه تان را با ما در میان بگذارید...

ما به دیدگاه شما احتیاج داریم؛ پس بیایید دیدگاه و نقطه نظرات مان را با همدیگر به اشتراک بگذاریم تا یک اجتماع موفق از افکار برنده با همدیگر بسازیم.

**‌به ازای هر یک دیدگاه سازنده، یک روز اشتراک رایگان پروژه سوخت جت دریافت کنید**