قوی‌ترین تکنیک‌های ارتباط موفق با دیگران با تکنیک‌های الک مک کنزی

الک مکنزی در کتاب مدیریت و بهره‌وری از زمان در مورد ارتباط موفق و تأثیر‌گذار توصیه‌های بسیار خوبی را دارد. مرور بخش‌هایی از این کتاب خالی از لطف نخواهد بود. وی در این باره می‌گوید:

اگر شما گروهی از تجار و مدیران را گرد هم آورید و از آنان بپرسید بزرگترین مشکلی که داشته‌اند کدامین بوده است. 9 نفر از 10 نفر خواهند گفت: دشواری در برقراری ارتباط با دیگران.

جمله‌ی متعارف آنان چنین است:

« وقتی سرانجام بعد از کلی چانه زدن و بحث کردن فکر می‌کنم که کار به فرجامی رسیده است، طرف می‌گوید: اما فکر می‌کردم منظور شما این است که…».

«ارتباط‌گیرندهای خوب، راحت می‌توانند سبک ارتباطی خود را با مخاطب و شرایطی که در آن قرار دارند، متناسب کرده و تطبیق دهند».

بعضی از مردم بی آنکه تلاش فوق‌العاده‌ای به خرج دهند به طور مؤثری ارتباط برقرار می‌کنند.برخی دیگر تلاش می‌کنند، اما بی‌نتیجه. این مهارتی اساسی و حیاتی است که ارزش آن شناخته نشده است.

در موارد بسیار ما برقراری ارتباط را یک واقعیت می‌انگاریم، بدین معنا که می‌دانیم چگونه سخن بگوییم و دیگران می‌دانند چگونه باید گوش فرا دهند. اما یک ارتباط مؤثر به مراتب چیزی فراتر از این صحبت‌ها است.

هر کس که در ضمن ارتباطات حضور دارد باید همان مفهومی را به کار برد که از هر سخنی استنباط می‌کند. هرگونه گژ فهمی و کژ تابی در حتی یک کلمه می‌تواند منجر به ویرانی عظیمی شود. برقرار کننده‌ی ارتباط باید کانالی را بیابد که کاملاً متناسب با شرایطی باشد که دو طرف ارتباط در آن قرار دارند. طرف ارتباط باید در چارچوب ذهنی‌ای قرار داشته باشد که اطلاعات را دقیقاً دریافت دارد و برای هر دو طرف مفهوم و هدف ارتباط باید یکسان باشد.

برقرار کننده‌ی ارتباط باید اطمینان یابد آن قدر اطلاعات به طرف دیگر داده است که او کاملاً در جریان امر قرار گرفته، اما نه آن قدر که از حوصله‌اش خارج شود.

تفاوتی نمی‌کند که سرگرم گفتگوی خصوصی و غیر رسمی با شخصی هستید یا گروهی آشنا – مانند همکارانتان در یک تیم – را مورد خطاب قرار می‌دهید یا تلفن می‌کنید یا یادداشتی می‌نویسید یا نامه‌ای مکتوب می‌کنید و یا در یک جلسه بزرگ نطقی ایراد می‌کنید، جوهره‌ی ارتباط مؤثر یکی است و برای دستیابی به این جوهره باید گام‌های اصولی برداشت:

 

نکته‌ی اول | روشن و واضح بودن کلام

  • مقصود خود را روشن کنید. اگر خودتان ندانید برای چه ارتباط برقرار کرده‌اید، احتمالاً خود شما نیز نخواهید توانست مفهومی را که دقیقاً نمی‌دانید چیست،منتقل کنید و در نتیجه رابطه‌ی ضعیفی برقرار کرده‌اید.
  • کانال مناسب را انتخاب کنید. آیا باید نامه بنویسید؟تلفن کنید؟روی در روی سخن بگویید؟
  • پیام را در کمال روشنی و وضوح بیان کنید، از زبانی ساده استفاده کنید. مقصود شما باید قابل فهم باشد، نه آنکه واژه‌های پر طنین بیان شود.
  • پیام را هرچه واضح‌تر منتقل کنید، با کمترین ابهام و در زمانی که طرف ارتباط در اوج قبول پیام است.
  • خواستار بازتاب‌هایی شوید تا مطمئن شوید که پیام فهم شده است.

 

نکته دوم | شنونده‌ی خوبی بودن

تنها 25 درصد انسان‌های بالغ به طور مؤثر می‌توانند مسایلی را که به آن‌ها گفته شده، بشنوند. ما بیشتر اوقات سخن می‌گوییم به جای آنکه کلام دیگران را بشنویم یا بخوانیم یا بنویسیم، با این حال در فراگیری این مهم کوشش بسیار اندکی به عمل آمده است.

دکتر رالف نیکولز استاد سابق ارتباطات در دانشگاه آیووا و مینه سوتا، در زمینه‌ی شنیدن و گوش فرادادن به سخن دیگران کار اصولی کرده است و امروزه بسیاری از مقالات، رسالات و سمینارهایی که در باب شنیدن بحث می‌کند، بر مبنای تحقیق اوست، نکاتی از کتاب دکتر نیکولز را با هم مرور کنیم:

  1. دست از تعصب بشویید، با ذهن آماده گوش فرا دهید و پیش‌داوری نکنید.
  2. از تحریک زیاد در سخن بپرهیزید و در قبال سخنانی که می‌شنوید، واکنشی افراطی نشان ندهید.
  3. به نکات مهم هر سخن توجه کنید، نکات کوچک را نادیده بگیرید. مورد اصلی را که به مفهوم کلی موضوع ربط می‌یابد، در حافظه بسپارید.
  4. یادداشت بردارید تا درک خود را از مفهوم سخنی که می‌شنوید کامل کنید و از انباشتن بیش از حد اطلاعات در مغزتان خودداری کنید.
  5. از حواس‌پرتی اجتناب کنید.
  6. در حالات و حرکات گوینده و خطوط صورت و شیوه‌ی دست تکان دادن و لحن کلام گوینده دقت کنید.
  7. مفاهیم بین سطور را هم بخوانید و آنچه گفته نشده را دریابید.
  8. و…

نکته سوم | به جا و موقع استفاده کردن از کلمات

شگفت‌انگیزترین امری که می‌تواند در رابطه میان دو نفر رخ دهد، آن است که آن دو از یک واژه، معنی کاملاً متفاوتی داشته باشند. هر یک فکر می‌کند دیگری همان مفهومی را دریافته که او در ذهن دارد و هیچ یک باور ندارند که امکان دارد آن دیگری دچار کج فهمی شده باشد.

در کسب و کار و تجارت این نوع وقایع زیاد اتفاق می‌افتد.

برخی ممکن است مفهومی خاص از یک کلمه درک کنند.گاهی اوقات آموخته‌ایم که از طریق سنگلاخی مفاهیم را پیدا کنیم. به یک منشی در یک سازمان مهندسی دستور داده شده بود که کاری را« به محض این که توانست» به انجام رساند، آن منشی از این عبارت ساده که مفهوم «هر چه زودتر» از آن استنباط می‌شود، درکی این چنین داشت: هر وقت فرصت کردی.

بار دیگری که منشی آماده می‌شد تا کاری را انجام دهد، اظهار داشت: ببینید، دفعه‌ی پیش که کسی از من خواست تا کاری را« به محض این که توانستم، انجام دهم» دچار مشکل شدم، زیرا دقیقاً متوجه منظور او نشدم. به من لطفی کرد‌ه‌اید اگر برایم مهلتی تعیین کنید».

«کلمات دارای بار معنایی بر ذهن مخاطب و گوینده اثر می‌گذارد. هر کدام از کلمات دارای موج و آهنگ ویژه‌ای هستند. این موج و آهنگ و لحن کلام ما حس متفاوتی ایجاد می‌کند. این حس متفاوت در ارتباط فرد با خود و با دیگری نقش به سزایی ایفا می‌کند».

زهرا زکی

نکته چهارم | درک ارتباطات غیرکلامی

متخصصان ارتباطات می‌گویند که 70 درصد ارتباطات غیرکلامی است. با حالات دهانمان، شیوه‌ی نگارش‌مان، طرز نشستن‌مان روی صندلی، سخنانی را می‌گوییم که با صدای بلند به زبان می‌رانیم. در بیشتر موارد می‌توانیم کلمات خود را ،پاسخ‌های غیرکلامی را کنترل کنیم، این واکنش‌ها«حقیقت را می‌گوید».

برای مثال وقتی کسی دست به سینه جلوی شما بنشیند ولی پاها را دراز کرده و قوزک‌های پایش را روی هم بیاندازد و چهره‌اش را از شما برگرداند، چه معنای دارد؟معنایش این است که دیگر به حرف شما گوش نمی‌دهد.

نکات بیشتر و راهنمای کامل ارتباطات غیر کلامی را در این مقاله بخوانید.

نکته‌ی پنجم | استفاده کردن از اطلاعات

در ارتباطات از هر نوعی که باشد، استفاده‌ی آگاهانه از اطلاعات قبلی مانع قبلی از کج فهمی می‌شود. اگر شما برقرار کننده‌ی رابطه هستید، شیوه‌ی انتقال اطلاعات قبلی را بیاموزید و اگر شما دریافت کننده‌ی ارتباطات هستید – طرف مقابل برقرار کننده‌ی ارتباطات – بر این اطلاعات پای‌فشاری کنید.

تا چه اندازه در ارتباطات خود قوی هستید؟ ببینید کدام یک از اهداف زیر را در این راه دنبال می‌کنید:

  • قبل از برقراری ارتباط می‌کوشم مقصور از ارتباط را روشن سازم.
  • به نوعی پیام را تنظیم می‌کنم تا اطمینان حاصل کنم کج فهمی پیش نمی‌آید.
  • قبل از برقراری ارتباط کانل ارتباطی را با دقت تعیین می‌کنم. این کانال یا می‌تواند کلامی، نوشتاری یا غیرکلامی باشد.
  • زمان ارتباط را نوعی انتخاب می‌کنم تا اطمینان یابم حداکثر گیرندگی وجود دارد.

جانِ کلام ما…

سعی کنید تا روی مهارت‌های ارتباطی خود کار کرده و نقاط ضعف خود را تقویت کنید.


در همین زمینه مقاله‌های زیر را حتما بخوانید:

دیدگاه تان را ارسال کنید

دیدگاه تان را با ما در میان بگذارید...

ما به دیدگاه شما احتیاج داریم؛ پس بیایید دیدگاه و نقطه نظرات مان را با همدیگر به اشتراک بگذاریم تا یک اجتماع موفق از افکار برنده با همدیگر بسازیم.

**‌به ازای هر یک دیدگاه سازنده، یک روز اشتراک رایگان پروژه سوخت جت دریافت کنید**