پروژه‌های سخت را فقط در صورتی موفق به انجامشان میشوید که این اصول را رعایت کنید
پیشگیری بهتر از درمان است، این جمله‌ای است که بیشتر در بخش پزشکی آن را شنیده‌ایم و منظور این است که با رعایت نکاتی ساده می‌توان از بروز یک بیماری و مراحل سخت و پر هزینه درمان آن جلوگیری کرد.
اما، آیا این جمله در بخش‌های دیگر نیز می‌تواند کار برد داشته باشد؟ جواب مثبت است.
در شروع یک پروژه کاری که از کارفرما به شما سفارش داده می‌شود، می‌توانید با کارهایی از مشکلات و هزینه‌های زیادی که ممکن است در مسیر برایتان پیش بیایید جلوگیری کنید.
در واقع برنامه ریزی دقیق و صحیح و لحاظ کردن بسیاری از مسائل، قبل از شروع یک پروژه می‌تواند برای شما بسیار مفید باشد.
پس پیشنهاد می‌کنم که با سوخت جت همراه باشید تا این نکات مهم را یاد بگیرید و هر پروژه‌ای را موفق پشت سر بگذارید.
» مرحله اول: هماهنگی کامل با سفارش‌دهنده
مهمترین کاری که باید قبل از شروع هر پروژه انجام دهید هماهنگی کامل با کارفرما است.
منظور ما جلسه قرار داد نیست که در آن تصمیمات کلی گرفته می‌شود. منظور، جلسات ریز فنی است که کاملاً مشخص شود کارفرما چه می‌خواهد.
به مدیر آن شرکت بگویید که بهتر است چند نفر از نیروهای اصلی آن‌ها نیز درون جلسه وجود داشته باشند، باید بحث و گفت و گوی کامل بین تیم شما و تیم کارفرما صورت بگیرد تا مشخص شود که دقیقاً آن‌ها چه انتظاری از شما دارند.
توصیه می‌کنم تمام جلسات تان را حداقل به صورت صوتی ضبط کنید و همچنین به صورت نوشتاری صورت جلسه آن را تهیه کنید. تا در پایان به تایید دو طرف برسد.
تا می‌توانید از کارفرما سؤال بپرسید
» مرحله دوم: وضعیت کلی پروژه
اولین کاری که باید برای هر پروژه انجام دهیم مشخص کردن وضعیت کلی آن است.
اینکه پروژه چه اهدافی را پیگیری می‌کند، چه راه‌هایی برای رسیدن به اهداف آن وجود دارد. چه مشکلاتی می‌تواند در طول این مسیر پیش آید و میزان توانایی تیم فعلی که با آن کار می‌کنید نسبت به پروژه چقدر است. پس دست بکار شوید، قلم و کاغذ را بردارید و یادداشت کنید:
این مقاله را هم حتما بخوانید: مدیریت کیفیت به زبان ساده (چگونه میتوانیم از مدیریت کیفیت در افزایش سود و بهره وری کسب و کارمان استفاده کنیم؟)
- فاکتورهای موفقیت در این پروژه چیست: تمامی معیارهایی که می‌تواند این پروژه را به موفقیت برساند به طور ریز و کامل بنویسید، راه‌های را نیز که می‌تواند به خط پایان منتهی شود یادداشت کنید.
اگر ممکن است چند پلن مختلف داشته باشید که در صورت لزوم به دیگر نقشه‌ها سویچ کنید. - شناسایی مشکلات عمده: باید تمام نقاطی که حتی درصد پایینی احتمال می‌دهید در آن‌ها با مشکل مواجه شوید را یادداشت کنید، این نقاط بعضاً همان اتفاق‌هایی هستند که زمان و هزینه پروژه را بالا می‌برند.
حتی اگر پروژه به گونه‌ای است که شما احتمال مواجه شدن با مشکلی را نمی‌دهید اما بازهم چند روز را به عنوان رفع مشکل در تعهدات خود در نظر بگیرید.
پروژه را مثل همسر خود بشناسید
» مرحله سوم: تیم مناسب
حالا که نقاط ضعف و قدرت پروژه را میدانید وقت آن رسیده که نقاط ضعف و قدرت تیمتان را در مواجه با آن‌ها بشناسید.
سعی کنید اسم اعضای تیم را روی کاغذ بیاورید، مشخص کنید که چه کسی را باید مأمور انجام کدام بخش کنید. البته سعی کنید جلسه تعیین وظایف را با حضور اعضا انجام دهید.
اگر بخشی از پروژه برای شما کمی نا آشناست، حتماً افرادی را مأمور به مطالعه و کسب اطلاعات درباره آن کنید.
به هیچ وجه چشم بسته کاری را انجام ندهید، اگر تخصصی که مورد نیازتان هست در تیم شما موجود نیست، با فردی که در این زمینه متخصص است قرار داد ببندید و آن را به تیمتان اضافه کنید.
- تیم خارجی: گاهی اوقات در پروژه‌های بزرگ برخی از بخش‌ها را باید به اصطلاح بـرون‌سپاری کنید، یعنی بخشی از کار را با یک تیم دیگر قرار داد ببندید تا آن را انجام دهد. در این نوع قرار دادها بسیار مراقبت کنید.
زیرا تیم‌های خارجی به تعهد زمانی و هزینه‌ای که شما به کارفرمای اصلی داده‌اید پایبند نیستد.
پس در انتخاب آن تیم خارجی دقت کافی را کنید. قراردادی که می‌بندید باید کامل و محکم باشد. همیشه در زمان‌بندی چند روزی را برای بدقولی تیم خارجی در نظر بگیرید تا غافل‌گیر نشوید.
تیم کهکشانی بسازید
» مرحله چهارم: زمان
زمان‌بندی یکی از مهمترین کارهایی است که باید قبل از شروع هر پروژه مشخص شود.
یک چارت کامل برای پروژه بسازید و محدوده زمانی را مشخص کنید، اگر در تحلیل‌ها به این نتیجه رسیده‌اید که پروژه را 1 ماهه تحویل می‌دهید، به کارفرما قول 40 روزه را بدهید.
همیشه زمانی را مشکلات پیش بینی نشده در نظر بگیرید تا فشار روی شما کمتر شود. جزییات را به صورت دقیق با زمان‌بندی مشخص یادداشت کنید، در زمان‌بندی روزهای تعطیلات رسمی تقویم را نیز در نظر بگیرید این چیز ساده‌ای است که بیشتر افراد آن را فراموش می‌کنند.
◄ در همین زمینه حتما بخوانید: 25 تکنیک فوق حرفه ای و برتر مدیریت زمان که فقط افراد حرفه از آن خبر دارند (خلاصه شده در یک مقاله)
همچنین هیچ وقت زمان‌بندی را بر اساس 100% توانایی برنامه ریزی نکنید. این خیلی واضح است هر روز اعضای تیم شما کاملاً آماده نیستند، گاهی نیز ممکن است برخی از آن‌ها نیاز به مرخصی داشته باشند و یا در طول پروژه بیمار شوند.
در طول انجام پروژه نیست سیر انجام کار را به طور مداوم به روز رسانی کنید، اگر از زمان عقب افتاده‌اید دلایل آن را پیدا کنید و ببینید در کدام بخش امکان دارد که این عقب افتادگی زمان را جبران کنید.
کاهش زمان برابر با کاهش هزینه است
» مرحله پنجم: مدیریت هزینه
زمان و هزینه رابطه مستقیمی باهم دارند، هرچقدر شما زمان پروژه را بتوانید کوتاه‌تر کنید هزینه‌تان کمتر و سودتان بیشتر می‌شود.
اما اگر اتفاقاتی باعث شود که زمان از دست شما در برود مسلماً به ازای هر روز باید هزینه سنگینی را پرداخت کنید. این به غیر از پولی است که شاید مجبور شوید به عنوان جریمه دیر کرد به کارفرما پرداخت کنید.
درواقع میزان هزینه‌های شماست که در نهایت مشخص می‌کند شما در پروژه سود کرده‌اید یا ضرر. یک بودجه منطقی را برای کار در نظر بگیرید؛ سعی کنید صرفه جویی کنید اما بیش از حد هزینه‌ها را کاهش ندهید که به کیفیت کار شما لطمه بزند.
◄ موفقیت ارزان; چطور با کمترین هزینه به موفقیت بزرگی برسید؟
در ردیف بودجه‌ای که تعیین می‌کنید یک خط مالی برای اتفاقات غیر منتظره پیش بینی کنید، اتفاقات غیر منتظره بد، بخشی از هر کار است.
ممکن است یکی از وسایل شما خراب شود، یا چند روزی به خاطر شرایط آب و هوایی کار شما تعطیل شود. این‌ها همه هزینه‌های اضافه‌ای را به شما تحمیل می‌کند که اگر برای آن از قبل فکری نکرده باشید مشکلات زیادی را برایتان پیش می‌آورد.
بودجه را نیز مانند زمان باید در حین کار نیز کنترل کنید و نگذارید از دستتان در برود، مسلماً تغییرات 5% بهتر از تغییرات 20% است، پس دائم بودجه را کنترل کنید.
یکی از مشکلات این چنینی در کشوری مانند ایران این است که تورم و تغییرات ناگهانی قیمت ارز می‌تواند محاسبات شمارا به هم بزند، پس اگر پروژه شما به چنین فاکتورهایی وابسته است حتماً باید بندی در قرار داد برای رفع این مشکل بیاورید و مثلاً قیمت تمام شده و خرید اقلام مورد نیاز را بر اساس قیمت روز بازار و فاکتور خرید در پایان پروژه محاسبه کنید.
کاهش هزینه برابر با افزایش سود است
» مرحله آخر: نوشتن و بازبینی نهایی طرح
وقتی تمام مراحل را طی کردید حالا وقت آن رسیده که به کمک تیم خود طرح نهایی قابل درک و ساده خود را روی کاغذ بیاورید و به صورت یک کتاب راهنما از آن در طول مسیر پیشبرد پروژه استفاده کنید.
البته چیزی که بعد از نوشتن طرح مهم است، بازبینی طرح است.
برخلاف چیزی که فکر می‌کنید بازیابی نهایی یکی از مهمترین بخش‌های است که بعد از نوشتن طرح یک پروژه باید انجام شود. ترجیحاً بازبینی نهایی را خودتان انجام ندهید، سعی کنید از یک مشاور و یا یک شرکت مشابه که توانایی‌های شمارا دارد برای بازبینی نهایی پروژه استفاده کند.
همچنین یک نسخه از طرح کلی پروژه را برای اعضای تیمتان بفرستید بخصوص بخش‌هایی که مربوط انجام کار خود آن‌ها می‌شود. شاید نکته‌ای باشد که شما به کلی آن را فراموش کرده‌اید. بدانید هرچه قدر پروژه بزرگ‌تر باشد حساسیت آن بیشتر می‌شود و احتمالاً بروز مشکلات در حین کار بیشتر است.
یک بازیابی نهایی دقیق در جزییات پروژه؛ انتخاب تیم، زمان‌بندی کار و هزینه‌ها می‌تواند شما را از یک شکست نجات بدهد و در این پروژه به موفقیت برساند. پس بازبینی را جدی بگیرید و همان‌طور که گفتیم از یک مشاور برای بازبینی برنامه‌تان استفاده کنید.
طرح نهایی مانند کتاب مقدس شماست، آن را حفظ کنید
در همین زمینه مقالات زیر را هم بخوانید :
موضوعات
دستهبندی
محتوای رایگان
اشتراک توربو
فروشگاه
حساب کاربری
جالب بود
درووووود فراوان همه موارد بسیار عالی بود مهمترین قسمت انتخاب اعضا تیم میباشد که هم از نظر تخصص و صداقت میبایست دقت وافری شود. سرمایه اصلی همین عزیزان میباشند. یک تیم منسجم،متخصص،با صداقت کوه رو جابجامیکنه.با اینچنین تیمی پروژه ای نیست که با دقت و سود آوری بالا انجام نشود.